Příručky pro řízení jsou důležitým dokumentem pro firmy všech velikostí.Příručka k postupu je "průvodce", který poskytuje jednotnost a konzistenci při řešení každodenních úkolů podnikání. Obsah závisí na typu manuálního postupu. Operace jsou standardizovány, rozhodnutí jsou jednodušší, nabízejí kontrolu kvality a zodpovědnost.
Vypracování příručky postupů
Určete účel vašeho manuálu postupu. Uvažujte o problémech a cílech, které musíte zahrnout do své příručky. Shromážděte informace potřebné k napsání návodu k obsluze, zahrnujte právní, bezpečnostní a další otázky týkající se vašeho odvětví.
Napište manuální návrh postupu, který začíná obrysem. Témata mohou obsahovat "Účel", "Odkazy", "Podmínky", "Politiky" s obsahem a titulní stránkou. Použijte jasný a stručný jazyk, v případě potřeby objasněte pojmy, načrtněte očekávané výsledky manuálu postupu.
Přečtěte si návod k postupu s lidmi, které provádí, a dalšími, kdo se podílejí na realizaci. Vložte manuál do zkušební verze někdo, kdo se s vývojem nezúčastnil. Určete slabé oblasti, potřebu zlepšení a mezery.
Přepracujte příručku postupu na základě zkušebního použití a provedených poznámek. Důkaz konečného textu pro chyby a opomenutí. Pokud je to nutné, předložit ke schválení. Nastavte datum kontroly, abyste si mohli prohlédnout a provést aktualizaci manuálu postupu.
Předložit příručku pro tisk. Proveďte proceduru ruční distribuci kopií podle potřeby. Proveďte kontrolu kvality jednou týdně a poté čtvrtletně a proveďte úpravy podle potřeby.
Tipy
-
Napište příručku postupu pomocí jazyka, který je jednoznačný a vytváří obsah, který je jasný, kontextový a konzistentní. Použijte věty, které lze uplatnit, popisující procesy v uživatelsky přívětivém jazyce a formátu. Umožněte uživateli audit, který poskytuje formulář zpětné vazby a návrhů.
