Dokonce i když jste byli na práci jen krátkou dobu, víte, že udržování pečlivých záznamů, hodnocení současných nákupních postupů, hledání nových vztahů s dodavateli a zajištění toho, aby vaše systémy fungování byly navrženy efektivně, jsou klíčem k organizovanému nákupnímu oddělení. Ať už jste právě přinesli transformaci existující divize z chaotické na organizovanou, nebo chcete jen být jisté, že všechno s sebou funguje s malým množstvím problémů, tento článek vás může ukázat správným směrem.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Software
-
Nákup dokumentů
-
Příručka politiky
-
Auditované skladování / provoz zásob
-
Bezpečnostní systém (volitelné)
Začněte prověřovat soubory a metody nákupního oddělení s cílem vyhodnotit stávající systém. Sledujte položky objednané pro zaměstnance nebo oddělení a ověřte výkon autorizovaných prodejců. Navštivte vedoucí oddělení a diskutujte o jejich předchozích zkušenostech s nákupem. Získejte zpětnou vazbu, jak zlepšit metody zpracování, sledování a plnění oddělení.
Získejte povolení k vypracování příručky nového oddělení nákupních zakázek na základě zpětné vazby obdržené od vedoucích oddělení, pokud neexistuje žádná aktuální příručka nebo je zřejmé, že aktuální verze nefunguje. Psaní, úpravy a rozesílání návrhů příslušným osobám s rozhodovací pravomocí. Odesílejte kopie publikace manažerům tak, aby měli referenční místo pro budoucí požadavky na nákup.
Dokumenty auditu, které vaše společnost zaměstná, provádí nákupní operace. Zkontrolujte jazyk objednávky, přepracujte dokumentaci a formuláře nabídky společnosti, zhodnoťte požadavek na komunální dodávku a další papírování. V případě potřeby proveďte změny, abyste zvýšili bezpečnost a efektivitu při dodávání objednaných předmětů.
Přezkoumejte a analyzujte inventarizaci dodávek, které jsou v současné době uskladněny na webu nebo mimo něj. Ověřte všechny zásoby oproti existující dokumentaci. Překračuje vlajky a nedostatek položek, které jsou v neustálé poptávce, například kancelářské potřeby. Vyhodnoťte způsob, jakým jsou nákupy odkládány a získávány pomocí sběratelů a balíčků. Zlepšete způsob, jakým jsou skladováni, aby se omezila neefektivnost.
Vyhodnoťte stávající skladové, vychystávací a balicí operace - zejména v případě, že nedbalost vedla k krádeži, nezahrnula zásoby a zpoždění v zásobování pracovníků včas. Vyzkoušejte moudrost instalace bezpečnostního systému, pokud již není zaveden, aby sloužil jako odrazový prostředek proti zločinu ve skladovacích prostorách.
Zavést program kontroly jakosti tak, aby sběrači, balíky, účetnictví a nákupy obdržely zásadní informace o dodávkách zásilky současně; zejména jelikož informace se týkají zpětných příkazů, pracovních úderů, vadného nebo poškozeného zboží - neočekávané okolnosti, které mohou ovlivnit příjem a vyplacení materiálů, které procházejí nákupním oddělením.
Udržujte krok s průmyslovými trendy, abyste se naučili nové techniky pro organizaci nákupních oddělení. Připravte si zprávu o pokroku, abyste mohli metodicky aktualizovat správu o stavu položek, které umísťují na objednávku, takže nebudete trávit polovinu dne, kdybyste odpověděli na stejnou otázku: "Kdy mohu očekávat, že dostanu poznámky, které jsem objednal v červenci?"
