Obchodní dopisy jsou obecně formátovány pomocí blokového stylu, jehož jsou nejméně tři: standardní styl bloku, modifikovaný styl bloku a poloblokový styl. Novější styly písmen, například zjednodušený styl, jsou založeny na stylu bloku. Každý styl předepisuje šířky okrajů, odstupy odstavců a pořadí obsahu písmen. Standardní styl bloku je populární volbou, protože je nejjednodušší formát pro formátování.
Fakta
Standardní styl blokových písmen a jejich varianty jsou určeny k použití jako návody, které vám pomohou formátovat písmena. Příklady každého stylu a bezplatných šablon jsou k dispozici online, každý je trochu jiný než ten druhý. Některé společnosti vyžadují, aby jejich zaměstnanci používali schválený formát a poskytli svým zaměstnancům šablony obchodních dopisů, aby zajistily dodržování formátů. Protože však každý řádek ve standardním písmenu stylu bloku je zarovnán s levým okrajem, je velmi snadné dodržovat jeho pokyny bez šablony.
Funkce
Používá-li hlavičkový papír, nemusí odesílatel zadat jeho adresu, což by bylo první složkou dopisu napsaného pomocí standardního blokového stylu. Datum příjezdu dopisu přijde dále, následované několika řádky později jménem a adresou příjemce. Jeden řádek později pozdrav začíná písmeno. V těle písmena je každý oddělený odstavec oddělen jedním prázdným řádkem. Podobně jeden prázdný řádek odděluje poslední odstavec od závěru ("S pozdravem" nebo "Děkuji"), který je následován několika řádky později podpisovým blokem. Jak bylo uvedeno výše, každý řádek je zarovnán s levým okrajem.
Modifikovaná změna stylu bloku
Každá součást standardního písmena stylu bloku je součástí modifikovaného stylu bloku. Rozdíl spočívá v tom, že datum, uzavírací a podpisový blok začínají uprostřed stránky. Všimněte si, že nejsou centrovány na stránce, ale jsou středově oprávněné.
Varianta stylu polokovu
Tento styl sleduje upravený styl bloku. Namísto toho, aby se každý odstavec těla listu zarovnal s levým okrajem, je první věta každého odstavce odsazena (ne více než 10 mezer).
Zjednodušený styl písmen
Standardní styl blokových písmen se nadále upravuje. Společnost pro správu administrativy například vytvořila zjednodušený styl dopisu. Je založen těžce na standardním stylu bloku: každá součást začíná na levém okraji a řídí se podobnými pokyny pro oddělení. Styl však vynechává dvě složky (pozdrav a zavření) a přidá součást (řádek předmětu). Stejně jako v poznámce nebo v e-mailu je řádek předmětu napsán ve všech čárkách dva prázdné řádky pod adresou příjemce a dva řádky před prvním odstavcem. Vynecháním pozdravu a uzavření se spisovatel vyhýbá běžným problémům nevhodných pozdravů a nevhodných uzavření.
