Občas existují chvíle, kdy je možné představit, jak se něco dělá, usnadňuje porozumění. Průběh procesů identifikuje každý krok procesu v písemné podobě, která je podobná mapě. Vývojové diagramy procesů mohou být obzvláště užitečné, pokud organizace chtějí zefektivnit pracovní postup. Průběhový diagram umožňuje tvůrcům rozhodnutí identifikovat každý krok v procesu a také vidět interakci kroků. Process flowcharting je něco, co lze dosáhnout v každé organizaci.
Položky, které budete potřebovat
-
Prostor pro setkání
-
Papír
-
Tužky
-
Bílá tabule se značkami
-
"Post it type" poznámky
-
Software pro zpracování slov
-
Vývojový software
Sestavte členy týmu v klidném prostoru pro schůzky. Prostor by měl být dostatečně velký pro to, aby se členové týmu mohli pohybovat, dostatečně osamoceně, takže diskuse nemá vliv na zbytek kanceláře a má bílou desku pro zobrazení toku procesů, jak je popsáno. Každý člen týmu by měl mít také poznámky z papíru / tužky a "post it type".
Informujte tým procesu, který má být mapován. Vyzkoušejte tým všechny kroky v procesu. Napište kroky na bílou desku. Nedělejte si starosti o to, jaké kroky přijde první nebo poslední - stačí napsat každý krok v procesu. Když jsou uvedeny všechny kroky v procesu, dospějte ke shodě s týmem, že každý krok byl zaznamenán. Napište každý krok dolů na individuální poznámku "post it type". Vymažte bílou desku.
Rozhodněte, který krok zahájí proces. Přitlačte tento krok na desku na levé straně. Rozhodněte, který krok ukončí proces. Držte krok na pravé straně desky. Určete druhý krok v procesu a umístěte jej napravo od prvního kroku. Pokračujte v tomto procesu s každým krokem, dokud nejsou všechny kroky v procesu umístěny v pořadí od prvního kroku vlevo do posledního kroku vpravo. Tento proces bude obvykle vyžadovat určité odhodlání mezi členy týmu k dosažení konsenzu.
Každému kroku procesu přiřaďte příslušné symboly. Na začátku a na konci procesu se používá oválný symbol. V prvním a posledním kroku procesu napište oválu nad poznámku typu "post-it type". Každá následná akce je označena čtvercem. Každé rozhodnutí je označeno diamanty. Přijít ke shodě s každým členem týmu o tom, na jaký typ symbolu jde. Po dokončení nakreslete čáry z každé poznámky do další poznámky v procesu.
Analyzujte vývojový diagram. Většina procesů může být efektivnější, jakmile je proces zobrazen na grafu. Zkontrolujte duplicitní kroky nebo nepotřebné zastavení pracovního postupu, jako jsou schválení správce nebo zbytečné přepisy.
Použijte software pro zpracování textu nebo software toku grafů, abyste vytvořili trvalou kopii procesu workflow. Uložte procesní schéma procesu jako výchozí místo pro budoucí vylepšení toku procesů.
