Aby mohli zaměstnavatelé platit své zaměstnance za poskytnuté služby, musí vytvořit mzdový systém. Prostřednictvím tohoto systému provádí zaměstnavatel mzdové zpracování, které musí být provedeno včas a přesně tak, aby zaměstnanci dostávali své výplaty odpovídajícím způsobem. Typ použitého mzdového systému je výhradně zaměstnavatel.
Manuální mzda
Ruční mzdový systém se provádí ručně. To znamená, že všechny mzdové výpočty jsou prováděny na papíře; zahrnuje výpočet hodin, zákonných odpočtů (daní) a nedobrovolných odpočtů (zdravotní a důchodové dávky). Výhodou použití manuálního mzdového systému je to, že je velmi málo. Na zpracování manuálního zpracování mzdy však trvá spousta času a energie. Navíc je s touto metodou více prostoru pro chyby. Zaměstnanecké výplaty a daňové podání jsou v důsledku toho náchylné k nesprávnosti. Zejména daňové podvody mohou být nákladné kvůli sankcím od vlády.
Počítačové mzdy
Počítačový mzdový systém je, když zaměstnavatel nakupuje mzdový software a používá jej jako prostředek k zpracování výplatní listiny. Tato metoda je mnohem rychlejší než manuální mzdový systém. Některé společnosti najaly in-house mzdový personál pro zpracování své mzdy přes počítačový mzdový systém. Mzdový personál je zodpovědný za zaplacení veškerých platů do systému. Systém vypočítává mzdy, ukládá informace o mzdách a kontroluje tisk. Zaměstnanec mzdy může také přistupovat ke zprávám o mzdách, což mu umožňuje kontrolovat chyby a opravovat je předtím, než zaměstnanec obdrží své výplatní pásky. Počítačová mzda také snižuje množství papírování, které má být podáno, protože většina mzdových informací může být uložena v systému.
Externí mzdy
Několik zaměstnavatelů dává přednost outsourcování výplatní listiny společnostem, jako je Paychex a ADP. Tato externí služba umožňuje zaměstnavateli více času soustředit se na nepodléhající mzdové záležitosti. Externí mzdová služba je zpravidla odpovědná za celé zpracování plateb svých klientů, včetně úprav plateb, daňových dokladů a vydávání W2. Všichni zaměstnavatelé musí provést přenos dat, která mají být vyplacena každému výplatnímu datu společnosti mzdy; za odměnu mzdová společnost přebírá odpovědnost za mzdy.
Výběr systému
Velmi malé firmy (méně než 10 zaměstnanců) mohou používat manuální mzdový systém, pokud hodiny mají tendenci zůstat stejné za období placení. Tento systém je však stále zastaralý, mnoho společností této velikosti se rozhoduje pro počítačový systém nebo externí mzdovou službu. Větší společnosti obecně zaměstnávají mzdový personál a používají interní počítačový mzdový systém nebo využívají externí mzdovou službu.
Složitost mzdových prostředků
Složitost výplatních listů často určí, jaký typ mzdového systému zaměstnavatel potřebuje. Pokud se například jedná o vícenásobné zpracování, několik záloh a dětských podpůrných zakázek a různé platové sazby a platové cykly, je zaměstnavatel lépe využívat počítačový systém mezd s vlastním personálním výplatním pásem nebo svěřuje jeho výplatní listině externí mzdovou službu.
