Společnosti často používají počítačový účetní systém pro zpracování a vedení účetních transakcí a záznamů. Systém tyto údaje pohlcuje a ukládá pomocí modulů, jako jsou závazky z účtu, pohledávky z účtu, zůstatek při vyúčtování a mzdy. Počítačový účetní systém je buď specificky určen pro určitou společnost, nebo je zakoupen od třetí strany (např. Timberline nebo MAS 200). Počítačový účetní systém je cenným nástrojem pro mnoho společností.
Rychlost
Systém zpracovává data rychle. Jakmile jsou informace zadány do příslušného modulu, jako jsou mzdy nebo účty, systém je okamžitě zpracovává a ukládá.
Automatické generování
Většina počítačových účetních systémů má funkce, jako je zadání objednávky a generování souvisejících faktur. Zaměstnavatel může vytvářet účty pro své klienty, ukládat jejich jména, adresy, objednávky a faktury tak dlouho, jak to bude nutné. Počítačový systém také umožňuje zaměstnavateli vytvářet a tisknout výpisy z účtu. Mnoho účetních systémů má také mzdovou funkci, která umožňuje kompletní zpracování mzdy, včetně generování a tisk šekků a zpráv.
Včasnost
Zaměstnavatel je schopen tisknout a tisknout objednávky zákazníků, faktury a všechny ostatní účetní transakce podle potřeby. Také snadno vyhledá údaje o mzdách zaměstnanců, jako je aktuální adresa a platová část, aniž by museli prohledávat skříně k vyhledání osobních souborů.
Odstraní ruční zpracování
Počítačový účetní systém eliminuje ruční zpracování. Ta druhá zahrnuje zpracování a zaznamenávání příjmů, výdajů, zisků, ztrát a usmíření společnosti ručně, což vytváří mnoho prostoru pro chyby. Mzdové transakce a podnikové daňové transakce jsou rovněž zaznamenávány ručně. S počítačovým účetním systémem má zaměstnavatel hladší průběh vedení a vyvažování.
Motivace zaměstnanců
Počítačový účetní systém často vyžaduje, aby zaměstnanci absolvovali školení, aby se naučili nové dovednosti, čímž se cítí motivováni. Dále může zaměstnavatel zadat školení zástupci softwarové společnosti a vytvářet menší tlak na zaměstnance, aby mohli sami trénovat.
Zjednodušuje audity
Pokud se federální nebo státní vláda rozhodne auditovat společnost, počítačový účetní systém zjednoduší proces. Obvykle se auditor před svým auditem informuje zaměstnavatele poštou o konkrétních dokumentech požadovaných pro audit. V závislosti na povaze auditu mohou dokumenty obsahovat daňové přiznání, mzdové rejstříky a účetní doklady.
Počítačový účetní systém může uchovávat mnoholeté informace. Pokud audit vyžaduje, zaměstnavatel může získat přístup k informacím, které se datují od mnoha let. Pokud auditor v průběhu auditu spontánně požádá o účetní doklad, může zaměstnavatel jej rychle získat ze systému, místo aby procházel skrz úložné schránky, aby vyhledal hardwarové kopie.
Snižuje zpronevěru
Počítačový účetní software znesnadňuje, aby zaměstnanci ukradli peníze od společnosti. Například, pokud se zaměstnanec se zaměřením na platu pokouší platit více, než je povolená částka, její krádež bude s největší pravděpodobností odhalena, protože účetní systém ukládá všechny uložené transakce.
