K definování správy smluv v nejjednodušších termínech je úkolem zajistit, aby každý dodavatel plnil svou práci na podmínkách a ustanoveních uvedených ve smlouvě. Dohled nad odchylkami a nesplněnými výrazy, které se stávají, znamená, že projekt nebo osoba pravděpodobněji uspějí při plnění smlouvy k nápravě problémů nebo opomenutí dlouho po skutečnosti, a nikoliv krátce poté, co se projeví. Velké dovednosti správy smlouvy jsou neocenitelné ve firmách, které pravidelně zaměstnávají dodavatele.
Co je smlouva?
Při vytváření smlouvy odstartuje sedm-krokový proces. Všech sedm z těchto fází spadá pod řízení zastřešujícího řízení a správa kontraktů se v plném rozsahu nevrátí až do kroku 5. Manažer kontraktu může být zaměstnán, aby dohlížel na smlouvu, a jejich úloha začíná hned jak začne mluvit o zakázce. Ale s jakýmkoli skvělým týmem pro dohled nad smlouvami může manažer a správce pracovat ve tandemu ve všech sedmi etapách.
Prvním krokem je vědět, jaký bude cíl smlouvy. Jaká jsou rizika a očekávání? Jaké jsou potřeby a trvání? Proč je smlouva nutná?
Druhý krok se týká autorizace smlouvy. Právní tým by měl být na palubě, aby se zajistilo, že nebudou existovat žádné nejednoznačnosti, protože nedostatek srozumitelnosti může zanechat smlouvu zranitelnou z důvodu neplnění nebo nedostatečné výkonnosti.
Krok třetí je, když dojde k vyjednávání. Druhá strana obdrží smlouvu a využije příležitosti k tomu, aby vymačkala veškeré problémy, které může mít, nebo odstraní vše, co vnímá jako nerealistické nebo nespravedlivé. Abyste se vyhnuli těžkému vyjednávání smlouvy, je rozumné uzavřít smlouvu po určité komunikaci, abyste pochopili očekávání druhé strany. Jakmile začnou vyjednávání a výměna dělat / přijmout, nazývá se to "redlining" a může se komplikovat, pokud tým není na změnách. Použitím softwaru pro řízení smluv můžete tento proces i správní dohled mnohem jednodušší. Existuje několik desítek dobře doporučených řídících softwarových systémů, které mohou v závislosti na vašich potřebách usnadnit smlouvu.
Schválení pochází z čtvrtého kroku. U větších společností může být požadován proces auditu nebo schůze správní rady, aby bylo možné přejít na smlouvu a získat souhlas. Manažerský software může toto zjednodušit tím, že je oprávněn v reálném čase schválit ti, kteří jsou oprávněni jej poskytnout.
Pátý krok se týká podepisování tečkované čáry. Provedení smlouvy znamená získání podpisů a závěrečných dohod. Mohou být požadována data a svědci. Právně závazné elektronické podpisy jsou užitečné, když strany nejsou ve stejném městě nebo zemi. Správce zajistí, aby byl každý předem dokončen proces dokončení před podpisem termínů.
Poté, co byla smlouva přijata a provedena, je potřeba provést změny a revize, jak probíhají projekty a úkoly. Správa těchto dokumentů může být součástí role administrátora smlouvy a může být zjednodušena prostřednictvím programů řízení smluv. Zůstává krok se změnami a změnami šesté fáze smluvního procesu.
Správce smluv je nyní v čele a zodpovídá za to, že přijde sedmá fáze procesu uzavírání smluv. Měli by být mezery na cestě, aby správce sledoval pokrok a úspěch smluvních služeb. Pravidelné audity znamenají chybějící chyby nebo chycení příležitostí, které by mohly přijít na cestě. Měly by být nastaveny připomenutí a výstrahy týkající se věcí, jako jsou obnovy a dokončení, a měly by být sděleny všem řídícím orgánům vyšší úrovně, které musí být informovány o dosaženém pokroku. Správce a správce smluv musí být komunikativní a proaktivní, aby se zabránilo tomu, že budou uplynuty nebo ukončeny bez akcí.
Co jsou funkce správy smlouvy?
Na tuto práci je mnohem víc než to, co odpovídá oku. Abyste byli skvělí ve správě kontraktů, znamená to dobře pracovat s manažery a personálem na všech úrovních. Být skvělým komunikátorem může znamenat pomoc při vytváření efektivnějších smluv a zajištění toho, aby byly splněny všechny potřeby a potřeby každého člověka. Za tím účelem budou muset být hladce navázáni na interní i externí úrovni. To může vyžadovat schopnost spolupracovat se stranami v mezinárodním měřítku a bude téměř jistě vyžadovat spolupráci s týmy legální a zakázky.
Spokojovací schopnosti správce smlouvy nebudou sporné. Budou používat důvtipné a nahlédnout k tomu, aby se vyhnuly cenám, podmínkám splnění a podmínkám, zatímco budou hlídacímu sálu, který zajistí, že se všichni setkávají s časovým posunem. Budou si také vědomi rizikových analyzátorů, budou schopni zjistit, zda změny nebo revize mohou být v rozporu s nejlepším zájmem společnosti.
Správci smluv musí být dobří nejen při řešení konfliktů, ale před jejich eskalací. To může znamenat práci na vytvoření jasného jazyka a pravidel, které by mohly být použity pro budoucí smlouvy, nebo dokonce i pro současné smlouvy, pro řešení nebo vyloučení problémů.
Je nutné podávat zprávy o pokroku v řízení a dalších důležitých hráčích, a to i v případě, že se jedná o bezproblémové jednání, neboť mnoho dalších aspektů podnikání může být ovlivněno jakýmkoli úspěchem nebo šokem ve smlouvě.
Konečně budou sledovat peněžní toky, aby zajistily, že vyplacení a další smluvní platby budou prováděny správně a podle plánu a že budou přijaty správními stranami.
Kariéra ve správě smluv
Správa smluv je rostoucí oblastí, přičemž úřad práce statistik naznačuje, že pracovní příležitosti mohou růst o 10 procent mezi 2016 a 2026, růst trajektorie vyšší než ve většině kariér. Vzhledem k tomu, jak moc se řídí úspěchem smlouvy, je to práce vyžadující vysokoškolské vzdělání, přičemž minimální je bakalářský titul spojený s velkým množstvím kontraktů spojených s praxí na pracovišti nebo magisterským studiem obchodní správy s příslušnými tituly v účetnictví, ekonomii a matematice. Právnické stupně jsou také často vhodné pro tuto kariéru.
Odvětví, která vyžadují správce smluv, jsou rozšířená. Výstavba je obrovská oblast pro řízení a správu smluv a uchazeči mohou mít kromě vysokoškolského vzdělání také výhodu v oblasti inženýrského nebo architektonického vzdělávání. Sport je skvělá divize pro správu smluv, přičemž každý z dodavatelů potravin musí mít hráči pod smlouvou. Jakýkoli druh výrobní nebo inženýrské společnosti bude potřebovat stabilní ruku se smlouvami. Vzdělávací instituce, jako jsou vysoké školy a školy, se neustále zabývají smlouvami všeho druhu, stejně jako jakýkoli vládní podnik. Odborníci v oblasti lidských zdrojů se také pravidelně zabývají řízením a řízením smluv.
Dovednosti Každý správce smluv potřebuje
Může jít o právní skupinu, která se podílí na vytváření zakázek, avšak správní úlohou je podporovat všechny úrovně smluvního procesu. V důsledku toho musí mít výjimečné písemné a ústní jazykové dovednosti. Realita smluv je taková, že dokonce i špatná čárka může dramaticky měnit význam řádku, který by s sebou mohl přinést vážný úder. To znamená, že jejich schopnost porozumět čtení musí být nejdůležitější.
Dohled správce bude mít prospěch z pečlivého pozornosti detailu - jsou to lidé, kteří pravděpodobně zaznamenávají chyby v nabídce restaurace. Všimnou si také kvality práce a mohou snadno odhalit nesrovnalosti.
Správce smluv musí mít prokázané dovednosti v řízení, ale musí být schopen být také solidním týmovým hráčem. Tyto schopnosti v oblasti týmové hry a manažerské tendence jim budou dobře sloužit, až přijde čas na vypracování zpráv, vyjednávání mezi stranami a odděleními a dokončení dohledu nad prováděním smluv.
Pokud se jedná o dovednosti, které vlastníte a milujete myšlenku náročné kariéry v rostoucím oboru, může být pro vás smlouva správní kariérou.
Úřad statistiky práce zahrnuje správce smluv pod zastřešujícími správními úřady a uvádí, že medián příjmů v těchto administrativních rolích pro rok 2017 činil 94 020 dolarů.
