Jako databázový program má aplikace Microsoft Access řadu aplikací v obchodním světě. Manažeři mohou pomocí aplikace Access vytvářet databázi zaměstnanců, což jim umožňuje okamžitě prohlédnout informace o platu, demografické údaje a rozpočty. Účetní odborníci často používají databáze Access také ke sledování faktur, přezkoumávání pohledávek a sledování firemních financí. Po zadání podkladových informací do tabulky Access mohou účetní vytvářet vlastní dotazy a formuláře, díky nimž jsou potřebné informace mnohem jednodušší.
Zapište seznam polí, která chcete zahrnout do své účetní databáze. V závislosti na vašich potřebách by mohly být tyto položky zahrnuta částka splatná, jméno klienta, termín splatnosti, termíny a pole poznámky pro volné zadání textu.
Otevřete aplikaci Microsoft Access a přejděte do části tabulky. Zvolte možnost vytvoření nové tabulky v návrhovém zobrazení. Otevře se mřížka, která vám umožní zadat název každého pole a také popis obsahu tohoto pole.
Klepněte na rozbalovací pole vedle položky "Typ dat" pro každé pole v databázi. Políčka můžete formátovat podle měny, čísel a textu. Můžete také použít data a časová pole pro věci jako data splatnosti.
Zkontrolujte seznam polí v databázi a přidejte všechny ostatní, které si myslíte, že budete potřebovat. Je snadnější sestavit všechna pole, která potřebujete od začátku, než se vrátit a přidat pole do databáze, která již obsahuje stovky nebo tisíce záznamů.
Klepnutím na tlačítko Uložit uložte tabulku. Zadejte název tabulky a klepněte na tlačítko OK.
Přejděte do sekce Forms v okně Access a zvolte možnost průvodce formulářem. Pomocí průvodce vytvoříte jednoduchý formulář pro zadání dat založený na polích v tabulce. Tento formulář pro zadání dat pak můžete přidat do tabulky. Při zadání do formuláře pro zadávání dat se informace automaticky přenesou do základní tabulky Access.
Přejděte do sekce dotazy a začněte vytvářet dotazy, které vám pomohou zvýšit užitečnost vaší účetní databáze. Pomocí Průvodce dotazem vytvořte počáteční dotaz a uložte jej, klepněte pravým tlačítkem myši na dotaz a zvolte "Design View" pro provedení změn nebo nastavení kritérií. Například můžete vytvořit termínový dotaz a zadat "mezi Enter Begin Date a Enter End Date." Tím se zobrazí výzva k zadání počátečních a koncových dat při spuštění dotazu. Tento druh dotazu může být velmi užitečný při kontrole splatných faktur a sledování pohledávek.
