Tabulky jsou oblíbeným nástrojem v kanceláři a mohou se také hodit doma. Ať už potřebujete mít podrobný rozpis a automaticky přidávat náklady na svatbu, vystavovat fakturu pro svého klienta na volné noze nebo vytvářet sadu finančních výkazů pro vaši firmu, tabulky jsou připraveny k úkolu.
Mohlo by existovat křivka učení, pokud chcete použít některé z pokročilejších funkcí, ale jakmile pochopíte, jak pracují tabulky a jejich schopnosti, uvidíte, že jejich využití je téměř nekonečné.
Co je to tabulka?
Tabulka je elektronický dokument, který používá řádky a sloupce pro ukládání a manipulaci s daty. Jedná se o digitální, založený na softwaru pracovním listu, modelovaný po papírové podobě mřížkového papíru účetního. Řádky a sloupce tvoří buňky, které obsahují oddělené části dat. Pomocí tabulek můžete provádět matematické výpočty a další manipulace s údaji, které zadáte.
Mnoho lidí také používá tabulky pro záznam a ukládání dat, která má více atributů. Například jméno osoby, jejich adresy, název společnosti, pro kterou pracují, jejich titul a stav obchodního vztahu mohou být použity pro databázi prohledávacího prodeje.
Můžete třídit data v tabulce a provádět na nich různé typy analýz. K datům můžete také použít různé vzorce a funkce. Tabulky nabízejí možnost uspořádat vaše informace a použít je jako základ pro vytváření tabulek, grafů a grafů pro analýzu.
Proč používat tabulku?
Jedním z nejpopulárnějších důvodů pro použití tabulek je ukládání, zaznamenávání a tisk dat. Je snadné uspořádat a třídit data pomocí tabulky a kvůli rozložení s řádky a sloupci buněk můžete klepnout libovolným místem, abyste mohli snadno aktualizovat informace, aniž byste se museli starat o neviditelné mezery, vratky nebo karty, jako byste u některých jiných programů například textový procesor.
Můžete automatizovat různé funkce pro spuštění výpočtů, vyhledávání určitých položek nebo získávání informací z jiných programů nebo webu. Například účetní mohou přidávat nová data každý měsíc do svých tabulek a používat jednoduchý vzorec "součet", který automaticky aktualizuje součet dat.
Tabulky nabízejí rychlý a snadný způsob, jak zobrazit data a sdílet je s ostatními. Můžete zadat data nebo je zkopírovat z jiného programu a vložit jej do tabulky, uložit soubor a snadno jej poslat někomu jinému. Pracovníci v kanceláři mohou ukládat tabulku do své kancelářské počítačové sítě a umožnit tak dalším uživatelům otevřít soubor a aktualizovat jeho různé části.
Tabulky nabízejí možnost ukládat velké množství dat na jednom místě, protože soubor tabulkového procesoru obsahuje více než jeden list. Každá karta souboru se nazývá pracovní list a soubor se nazývá sešit. Můžete si uložit finanční informace, formátované do účetních výkazů, pro malou firmu a použít jinou kartu pro každý měsíc v roce. Potom můžete přidat další kartu, která používá odkazy, aby shrnula a doplnila všechna data do ročního čísla.
Jak používat aplikaci Google Excel
Aplikace Excel je název produktu tabulkového procesoru Microsoft Office, ale můžete jej používat u společnosti Google namísto použití tabulkového procesoru Google. Jednou z největších výhod použití programu tabulkového procesoru Microsoft Excel v rámci aplikace Google Disk Google je, že můžete pracovat na tabulkách aplikace Excel online.
S aplikací Microsoft Office, pokud nemáte předplatné služby Office 365 online, budete mít přístup k souborům tabulkového procesoru aplikace Excel pouze ze složky pevného disku nebo síťového souboru vašeho počítače. Chcete-li pracovat s tabulkami aplikace Excel v jednotce Google, můžete také tabulku aplikace Excel převést na soubor tabulky Google. Pokud do aplikace Google Disk nahrajete soubor aplikace Excel a pokusíte se jej otevřít, uvidíte statický dokument, který vám neumožňuje provádět žádné změny.
Nicméně, Microsoft a Google zlepšili svou schopnost pracovat společně v souborech Microsoft Office v Google. Můžete nainstalovat doplněk Microsoft Office pro Microsoft Office, který se nachází v Google Play. Jakmile nainstalujete plug-in při otevírání aplikací sady Microsoft Office, uvidíte rozbalovací nabídku, ve které je uvedena služba Disk Google, a umožní vám různé možnosti otevření, úpravy a ukládání souborů sady Microsoft Office a jejich uchování ve formátu Microsoft Office při jejich ukládání do vašeho Disku Google.
Chcete-li získat plug-in, proveďte online vyhledávání v prohlížeči pro plugin služby Disk Google pro aplikaci Microsoft Office. Budete požádáni o stažení "_driveforoffice.exe "soubor a postupujte podle jednoduchého procesu instalace.
Jak používat tabulky Google
Chcete-li vytvořit tabulku v rámci tabulek Google, ujistěte se, že jste přihlášeni do účtu Google, otevřete kartu prohlížeče, přejděte na stránku drive.google.com nebo sheets.google.com a vytvořte nový dokument Tabulky.
Po navigaci na Disk Google pomocí panelu nabídek na levé straně obrazovky nebo červeného tlačítka "+" v pravé dolní části obrazovky vytvořte nový dokument Dokumenty a budete připraveni začít používat tabulka. Tabulky Google vám umožní snadno spolupracovat s jinými lidmi online po odeslání odkazu do tabulky. Několik lidí může pracovat současně se souborem a můžete vidět, kdo je v souboru, a dokonce i to, na které tabulce tabulky a buňce pracuje. Pomocí tabulek můžete také používat další integrované nástroje společnosti Google, například překlad textu do tabulky, pomocí vzorců pro automatické získávání dat o cenách z internetových stránek a importování dalších typů dat přímo z webových stránek do tabulky.
Tabule Google nabízí předem vytvořené šablony pro různá použití, jako je rozpočet, externí faktura, účetní závěrka společnosti, sledovač projektů, graf Ganttů, pracovní schéma zaměstnanců, prodejní kontaktní databáze a další. Tyto a další šablony můžete najít také v programech aplikace Microsoft Excel a dalších tabulkových procesorech. Jednou z výhod tabulky Google je, že se vaše práce automaticky ukládá každých pár sekund. Používáte-li program tabulkového procesoru aplikace Excel, máte možnost automatického ukládání, ale není to výchozí funkce, a pokud nedojde často k ruční práci, můžete ztratit práci.
Základní funkce tabulky
Základní funkce tabulky zahrnují ukládání tří typů dat, které jsou text, čísla a vzorce nebo funkce. Většina lidí používá tabulky k provádění základních matematických výpočtů, jako je sčítání, odečítání, násobení a rozdělení jejich dat. Můžete také ukládat řady dat s několika atributy, například názvy a adresy.
Tabulky mají obvykle řadu řádků pro uložení velkého množství dat, s maximálně dvěma miliony článků, které se skládají z mnoha sloupců a řádků, které potřebujete, až do výše uvedeného limitu. Nejnovější verze aplikace Microsoft Excel nyní nabízí 1,048,576 řádků a 16,384 sloupců pro ukládání dat.
Data tabulky mohou být zkopírována do tabulky a vkládána do jiných programů, jako je textový editor nebo program prezentace, a vytvářet různé plány pro účely analýzy, reportování a prezentace. Můžete také formátovat data pomocí barev, řádků, textových polí, obrázků a mnoha dalších funkcí, abyste upozornili na určité části vašich dat nebo plán tabulky.
Co jsou pokročilé funkce tabulek?
V závislosti na tom, zda používáte tabulky Google, aplikaci Microsoft Excel nebo jiný program tabulkového procesoru, budete mít přístup k mnoha pokročilým funkcím, které vám pomohou sestavit všechny typy modelů pro zpracování a analýzu dat.
Můžete například použít tabulky k provádění statistických regresních analýz, modelování diskontovaných peněžních toků a mnoha dalších cvičení. Můžete vytvořit sešit s několika tabulkami, které obsahují údaje o finančních výkazech za každý měsíc roku. Potom můžete vytvořit jiný tabulkový procesor ve stejném sešitu nebo v novém sešitu, který obsahuje předpoklady pro růst podniku, růst prodeje, procentní změny nákladů a jiné předpoklady. Pomocí vzorců a odkazů můžete vytvořit předpověděný finanční výkaz, který se automaticky aktualizuje vždy, když změníte předpoklady na kartě předpokladů tabulky.
Můžete použít řadu různých automatických vzorců a funkcí, včetně vzorců "if / then", které vám umožňují říci, že je splněna podmínka "X", a potom proveďte funkci nebo vzorec "Y". Můžete dokonce vnořit tyto příkazy if / then a Microsoft Excel zvládne až sedm if / then příkazů vnořených uvnitř každého, což znamená, že můžete mít až sedm podmíněných funkcí, které jsou závislé na sobě, automaticky aplikované na vaše data.
Některé tabulkové programy nabízejí záznam makra, který umožňuje zaznamenávat různé kroky rutinního procesu, jako je například formátování tabulek nebo zadávání určitých typů dat, aniž byste museli znát Visual Basic nebo jiný programovací jazyk. V budoucnu namísto provádění vlastních funkcí v tabulce můžete použít klávesové zkratky a proces se automaticky provede, protože kroky byly uloženy ve formě makra.
Tabulky nabízejí funkce jako "cíl hledat", který umožňuje iterovat vzorce a vyřešit je pro určité definované odpovědi a odpovídajícím způsobem změnit vstupy. Pokud máte k dispozici velké soubory dat, některé funkce umožňují identifikovat a odstraňovat duplikáty, třídit a filtrovat data, konsolidovat je, subtotovat, klasifikovat a vyhledávat hodnoty dat vertikálně nebo horizontálně a vracet je do nové tabulky. Jedná se pouze o několik příkladů z mnoha pokročilých funkcí, které tabulky nabízejí.
Tabulky proti databázovým programům
Mnoho lidí používá tabulky pro ukládání datových řádků a můžete se divit, proč byste neměli používat pouze databázový program, jako je Microsoft Access, aby ukládali data namísto použití tabulky. Zatímco databáze a tabulkové programy mohou ukládat řady dat s více atributy, každý má své silné stránky.
Excel, Tabulky Google a další tabulky ukládají data se záhlavími stejným způsobem, jaký by měl databázový program. Avšak pomocí tabulek můžete provádět automatické výpočty vzorků nebo manuální výpočty dat. Tabulky jsou také snadno použitelné a můžete začít s právem zadávat a pracovat s vašimi daty namísto toho, abyste museli nastavit databázi jako v programu jako je Access. Pomocí tabulek můžete také snadno vytvářet grafy a grafy založené na vašich datech.
Databáze mají naopak tendenci být stabilnější. S daty z tabulky můžete snadno chybně odstranit buňku, řádek nebo sloupec dat, pokud nevěnujete pozornost, což je mnohem obtížnější v rámci databázového programu. Kromě toho, pokud máte velké množství dat, mohly by se staly nezvládnutelnými v tabulce, kde jsou databázové programy speciálně navrženy pro správu tisíců a dokonce i milionů řádků datových záznamů. Pokud potřebujete neustále aktualizovat prvky každého řádku datových záznamů nebo provádět různé typy třídění a reportování, může mít databázový program větší smysl než tabulkový procesor.
