Systémy archivace se v průběhu let vyvíjely od podání papírů do krabiček do sofistikovaných softwarových programů, které elektronicky ukládají soubory z dohledu. Ačkoli si dnes můžete vybrat odrůdu, všechny filingové systémy mají jeden hlavní cíl: efektivní správa záznamů. S různými systémy archivace je důležité vzít v úvahu charakteristiky každého z nich a vybrat nejvhodnější. Nejčastější archivační systémy se snadno implementují a poskytují prostředky pro efektivní správu souborů.
Abecední archivace
Abecední přihlašování je nejběžnější systém podání pro méně než 5 000 záznamů. Podání v abecedním pořadí je systém, v němž uspořádáte soubory dle jména jednotlivců, podniků, institucí, agentur, subjektů, témat nebo geografických umístění podle pořadí slovníků. Tento systém je účinný pro soubory klientů nebo zákazníků. Při podávání předmětů použijte relativní index. Index je seznam v abecedním pořadí názvů témat vybraných pro reprezentaci každého předmětu. Odkazujte na relativní index a zjistěte, jaký název názvu se má nahrávat.
Numerické podání
Při nastavování číselného systému archivace uspořádejte soubory v pořadí podle čísel přímo ze záznamu nebo přiřazeného čísla. Většina systémů používá index k načtení souborů. Číselný systém archivace zvyšuje produktivitu díky vyšší rychlosti podávání a umístění souboru.Poskytuje také přesnou identifikaci a umožňuje větší důvěrnost. Je schopen nekonečné expanze a můžete jej použít pro více než 5 000 záznamů, na rozdíl od abecedních systémů archivace.
Alfa-číselné podání
Alfanumerické podání používá kombinaci jmen a čísel. Obvykle používáte tento typ systému podávání s názvy a čísly subjektů. Uspořádejte soubory podle abecedního členění nebo záhlaví předmětů, pak podle kategorií čísel. Pro alfanumerické soubory je nutné použít relativní index. Index bude obsahovat číselné kódy přidělené každému abecednímu dělení.
Bezpapírovací archivační systémy
Bezpapírové systémy archivace se stávají běžnými pro mnoho firem a domácností. Řeší potřebu fyzického úložného prostoru a problém ztracených nebo nesprávně umístěných informací. Bezpapírový systém archivace umožňuje sdílení přístupu mezi více odděleními. Přestože sdílený přístup umožňuje přístup k záznamům na požádání, můžete nastavit uživatelská práva k zobrazení, úpravám, vytváření nebo odstranění souborů pro řízení přístupu. Typy bezpapírových archivních systémů zahrnují jednoduché softwarové programy, dokumentační servery a systémy správy dokumentů.
