Podniky a organizace pracují systematickým způsobem, který odráží velikost, účel, vývoj a cíle společnosti. Organizační schéma nebo organizační schéma je vizuální znázornění tohoto vnitřního systému a struktury, díky němuž jsou operace a role organizace srozumitelné. Jelikož ne všechny organizace fungují stejným způsobem, existují různé typy organizačních struktur, včetně funkčních, maticových, divizních a plochých. Každá z těchto organizačních schémat společnosti má jedinečný vzhled a poskytuje podrobný přehled o struktuře organizace. Organizační schémata jsou vynikajícím nástrojem pro vizualizaci vztahů při podávání zpráv a týmových rolí v rámci organizace.
Proč má organizační struktura záležitost
Slávný citát vedoucího Hokejové slávy slávy Wayne Gretzky říká, že nám chybí 100 procent shodů, které nepřijímáme, což v souvislosti s hokejem, životem a obchodem znamená, že nedokážete dosáhnout cíle, pokud si neužíváte "Vize a poslání společnosti mohou být přesvědčivé, ale bez jasně definované struktury, organizace nemá žádný směr, žádné jasné cíle a cíle, na které by mohla podniknout kroky, a proto chybí 100 procent svých příležitostí k dosažení úspěchu. Například v náhodném uspořádání nemusí zaměstnanci a oddělení porozumět jejich roli a významu jejich příspěvků, což může vést k nedostatku morálky a vyhoření. Když společnost vizuálně definuje svou organizační strukturu, objasňují se popisy práce, vztahy a role jednotlivců a oddělení a dosažení cílů se stává mnohem jednodušší.
Vzhledem k tomu, že organizace narůstá, může být potřeba změnit organizační strukturu společnosti tak, aby odrážel změny ve společnosti v průběhu jejího vývoje. Například spuštění by mohlo začít s plochou tabulkou, ale jak oni získají impuls, přesuňte se do divize grafu jako nové regiony a sub-značky se vyvíjejí. Pokud vaše stávající podniková struktura neumožňuje vašim týmům rychle plnit své cíle, požádejte o pokyny, abyste zhodnotili, zda reorganizace vaší struktury obnoví dynamiku a rychlejší dosažení vašich cílů.
Typy struktur organizačních diagramů
Organizační schéma vypadá jako mapa různých lidí a oddělení v rámci organizace; obchodním ekvivalentem rodinného genogramu, který zobrazuje vztahy mezi různými členy rodiny. Stejně jako rodinný genogram nám pomáhá porozumět struktuře rodiny a rolí lidí v rodině, struktura organizační struktury nám pomáhá porozumět rolí jednotlivců uvnitř společnosti.
Jedná se o čtyři hlavní typy struktur organizačních diagramů, které mohou odrážet aktuální činnost vaší společnosti nebo vám pomohou při restrukturalizaci do jiného režimu:
- Funkční: Funkční schéma firemních organizací popisuje, co by většina lidí spojovala s byrokratickými nebo hierarchickými způsoby provozu. Jedná se o tradiční shora dolní strukturu s C-Suite na vrcholu, za nímž následují další vedoucí pracovníci a střední manažeři s nejvíce síly a vlivu ve společnosti. V horní části diagramu je uvedeno poměrně málo zaměstnanců, přičemž stále více zaměstnanců nebo oddělení je uvedeno v dolní části diagramu. Čím dál do organizace jde, tím méně energie mají lidé. Lidé jsou rozděleni do oddělení v závislosti na jejich funkci nebo dovednosti v rámci společnosti. Mezi příklady hierarchických organizací patří armáda, většina korporací a organizované náboženství. Jednou z hlavních výhod funkční struktury je schopnost každého zaměstnance a oddělení soustředit se pouze na to, co dělají nejlépe, aniž by se obávali o ostatní pracovní části organizace. Současně může nedostatečná komunikace mezi odděleními zpomalit pokrok směrem k celkovým cílům organizace, protože pravá ruka často netuší, co dělá levice.
- Matrice: Organizační struktura matricové společnosti je podobná funkční struktuře struktury společnosti, s výjimkou toho, že zaměstnanci vykazují alespoň dva nadřízené v závislosti na situaci a projektu. Mohou mít například jednoho hlavního šéfa, ale pak různých projektových manažerů pro tři různé projekty, na kterých v současné době pracují. To znamená, že jsou odpovědné za hlášení čtyř osob. Zatímco tento graf stále zobrazuje primárně vztahy shora dolů, uvidíte také horizontální vztahy mezi lidmi nebo odděleními na stejné úrovni, protože lidé si musí navzájem hlásit konkrétní projekty. Jednou výhodou maticového systému je, že umožňuje snadnou komunikaci mezi divizemi. Nevýhodou maticové struktury je však to, že zaměstnanci mohou být zaměňováni nebo ohromeni tím, že musí podávat zprávy toliko různým nadřízeným najednou, každý se svým vlastním stylem řízení a požadavky.
- Divize (zahrnuje geografické): Distribuční struktura společnosti se vztahuje na velké společnosti, které zahrnují několik značek nebo zeměpisných umístění pod jejich deštníkem. Gap je vynikajícím příkladem divizní organizace. Na příkladu svého organizačního diagramu je The Gap uvedena na vrcholu a poté jsou na druhém stupni grafu uvedeny značky, které spravují, včetně The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta a Hill City. Každá z těchto divizí má potom vlastní organizační strukturu. Další společností, která tuto službu provozuje, je Fabletics se jménem uvedeným v horní části grafu a poté jejich divize značky na druhé řadě, včetně JUSTFAB, Shoedazzle a Fabletics a Fabkids, přičemž každá divize má svou vlastní funkční strukturu. Divize grafy mohou zahrnovat různé typy struktur organizačních diagramů v každé divizi. Zatímco jedna divize pracuje s funkční strukturou, druhá může použít maticovou strukturu, zatímco nově se rozvíjející divize je nejlépe kategorizována jako flatarchy. Síla divizní struktury spočívá v tom, že různé divize ve stejné společnosti mají pravomoc samostatně fungovat jako organizace. Komunikace mezi divizemi však může být obtížná a rozdíly v politikách a postupech mohou způsobit, že zážitky zaměstnanců se radikálně liší od jedné divize k druhé.
- Flatarchy: V flatarchii jsou zaměstnanci vítáni, že přispívají novými myšlenkami nebo se účastní think-tanků, bez ohledu na jejich postavení. Organizační schéma se stále podobá hierarchii, protože existují nadřízené, ale nadřízené a zaměstnanci mohou být soustředěni do kategorií nazývaných "ploché týmy", kde jsou myšlenky všech stejně důležité. Společnosti jako Google, Linkedin a 3M přivítají své zaměstnance k účasti v inovačních skupinách a poskytují čas na individuální kreativitu a projekty, které mohou být přínosem pro celou organizaci. Namísto nových myšlenek, které přicházejí shora dolů, jsou nové myšlenky vítány odkudkoli, kde jsou přirozeně vytvářeny. Síla flatarchy spočívá v bohatství možností, které jsou pro organizaci otevřené, když nové myšlenky nejsou omezeny na mysl vybraných pár. Přesto je zapotřebí silné prohlášení o mise a prohlášení o vizi, aby se všichni na jedné stránce nemohli vyhnout myšlenkám v příliš mnoha různých směrech najednou.
Vytvoření struktury struktury organizace
Jakmile zjistíte, zda vaše organizace funguje s funkční, maticovou, divizní nebo plochou strukturou, můžete vytvořit organizační strukturu, která odráží váš způsob činnosti. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw a Insperity OrgPlus jsou software nabízející schopnosti mapování organizací, které vám umožní vybrat si požadovanou strukturu a jednoduše připojit příslušné informace pro každou pozici, oddělení nebo divizi ve vaší organizaci. Tento software automaticky vytvoří graf, který můžete použít ke zvýšení komunikace a efektivity ve vaší organizaci. Možnosti se pohybují od bezplatných po placené verze s bezplatnými verzemi nejvhodnějšími pro menší firmy a placenými vhodnějšími pro větší organizace nebo ty, kteří chtějí vysoce přizpůsobenou grafiku.
Dokončená organizační schéma může pomoci při vysvětlování rolí manažerům, pomáhá zaměstnancům porozumět cestám k propagaci v rámci společnosti nebo komunikovat plány do budoucna. Některé společnosti používají své grafy pro duální účel jako firemní adresář, doplněné o telefonní čísla a e-mailové adresy.
Během doby organizačních přechodů vám při sestavování různých struktur organizačních struktur pomůže provést analýzu každé struktury a jak by to mohlo být přínosem pro vaše podnikání - neocenitelný nástroj pro rozhodování v budoucnosti.
