Po celém světě podniky využívají e-mail pro komunikaci, přenos dat a spolupráci. Email byl účinný nástroj pro zvýšení podnikové produktivitě a zvýšení spolehlivosti dat. Nicméně snadnost používání e-mailu a snížená formalita mohou způsobit neprofesionální komunikaci a přetížení dat. Použití e-mailu pro firmy má také nevýhodu v tom, že otevře počítačovou síť potenciálním virům a škodlivému softwaru zaslanému prostřednictvím e-mailových příloh.
Zvýšené úrovně řízení
Zaměstnanci na všech úrovních firmy mohou posílat e-maily komukoli v podnikání. Toto snadné zasílání zpráv obchází zavedený řetězec příkazů a narušuje standardní procesy kontroly problémů týkajících se lidských zdrojů. Tato neformálnost může rovněž způsobit narušení vedoucích pracovníků, kteří se musí zaměřit na příležitosti na vysoké úrovni spíše než na každodenní personální záležitosti.
Přesnost
Jednoduchost odesílání e-mailů může snížit přesnost informací. Jako neformální médium odesílatelé obvykle reagují na zprávy rychle a neposuzují informace. Zaměstnanci se také mohou cítit náporně reagovat na požadavky rychle bez ohledu na přesnost. Při odesílání zpráv s nepřesnými informacemi může být obtížné opravit chybu v důsledku rychlého šíření e-mailů dalším stranám.
Soutěž
E-mail může zvýšit obchodní soutěž. Zákazníci mohou předávat prodejní nabídky na konkurenty, kteří požadují nižší ceny. Pokud obdrží nižší cenu, mohou jít se soutěžícím nebo se vrátit a požádat o ještě nižší cenu. E-mail také usnadňuje vašim zákazníkům pracovat s offshore společnostmi, které poskytují služby za nižší ceny v důsledku nižších mezd a nižších životních nákladů v rozvojových zemích.
Profesionalita
E-mail může vést k nižší úrovni profesionality. Zaměstnanci mají tendenci používat méně formální přístup k komunikaci při používání e-mailů, které se mohou stát neprofesionálním pro současné i potenciální klienty. Kreativní formátování prostřednictvím změn textu a barev může vypadat jako mladistvý a nekonzistentní s profilem vašeho podniku.
Zvýšená zaměstnanost
E-mail může zvýšit potřebu zaměstnanců. Další pracovníci oddělení služeb zákazníkům mohou být zapotřebí k zodpovězení e-mailů pro spotřebitele a může být zapotřebí více výkonných asistentů, kteří pomáhají třídit a přijímat e-mailové komunikace pro rušné pracovníky.
Informační přetížení
E-mail může snadno vytvářet přetížení informací u příjemců. Jednoduchost kopírování zpráv v celé organizaci může zaměstnancům přetížit nechtěné nebo nepotřebné informace, které je třeba zkontrolovat. Informační přetížení snižuje produktivitu.
Bezpečnostní
Zabezpečení dat je obtížné udržovat, protože citlivé informace lze snadno odeslat e-mailem. Viry zaslané prostřednictvím e-mailových příloh, které způsobují poškození počítače a ztrátu dat, mohou ohrozit počítačové sítě.
