Účetní software byl v těchto dnech cenově dostupný a poměrně populární. Často potřebují více uživatelů přístup do systému současně; licence pro více uživatelů pro programy se tak stala běžným místem. Podnik může koupit licence pro jednu osobu nebo 20 osob v závislosti na svých potřebách.
Počet uživatelů
Mnoho účetních oddělení má více než jednu osobu pracující na programu současně. Například nemá smysl, aby někdo čekal, až poté, co zaplatí účty další osoba, aby si rezervovala vklady. Ve velmi malých firmách to může fungovat, ale ve větších firmách s více než jednou osobou v účetním oddělení toto nastavení nefunguje a je vyžadován software pro více uživatelů.
Síť
Počítačová síť je nezbytná, pokud bude program využívat více než jedna osoba. Síť umožňuje sdílení softwaru a zdrojů s centrálním serverem, kde je většina programů umístěna a přístupná jednotlivým uživatelům. Je to dobrý nápad mít síť před zavedením softwaru. Pokud máte pouze jednoho uživatele, pak není potřeba síť.
Omezení
Ne každý software může být více uživateli a existují omezení na to, kolik uživatelů může program vyhovět. Například s Quickbooks můžete mít přístup k programu současně až 20 osobám. Software nemůže zvládnout víc než to. Ostatní software mají své vlastní limity, proto je třeba produkt prohlédnout ještě před zakoupením. Obecně platí, že veškerý účetní software je pro jednoho uživatele dobrý, ale jak se uživatelé zvyšují, mohou se vyskytnout problémy.
Výhody
Při práci s účetním softwarem existují výhody jak pro jednotlivé uživatele, tak pro více uživatelských situací. Rozhodnutí o získání licence pro jednoho uživatele versus licence pro více uživatelů závisí na potřebách podniku. Člověk není lepší než druhý, ale jen odpovídají různým potřebám. V mnoha případech může firma začít s jednou licencí a poté rozbalit na základě "podle potřeby". Některý účetní software může být využíván hlavně jednou osobou a nákup více než jednoho uživatele nemá smysl. Vše závisí na obchodních potřebách.
Úvahy
Zatímco instalace jednoho uživatelského softwaru může být jednoduchá, instalace víceúčelového softwaru není. Obvykle se lidé IT musí zapojit do instalace, stejně jako do údržby víceúčelového prostředí.
Nezapomeňte zálohovat účetní soubory, pokud používáte jednu nebo více uživatelů. Plánujte, pokud síť nebo počítač zmizí.
