Osvědčené postupy správy smluv doporučují pravidelné audity dodržování smluv. Na rozdíl od auditů finančních výkazů, které se obvykle konají každoročně, dochází častěji ke kontrole smluv. Například harmonogram auditu pro zakázky na stavbu a stavební práce často zahrnuje měsíční platební audity, stejně jako čtvrtletní, pololetní nebo roční audit pro delší projekty. Plné pochopení postupů auditu dodržování předpisů zvyšuje pravděpodobnost, že se chystáte zachytit chyby, které by jinak mohly způsobit zbytečné výdaje a překročení nákladů.
Stanovení cílů auditu
Pokud dojde k přezkumu v průběhu trvání smlouvy, budou stanoveny cíle auditu. Kontrolní audit - ten, který se koná počátkem životního cyklu smlouvy - se obvykle zaměřuje na hodnocení procesů dodavatele a vnitřních kontrol. Cílem je zlepšit komunikaci a identifikovat a zefektivnit procesy s rizikem přečerpání. Audit zotavení - ten, který se koná měsíčně nebo před konečnou platbou smlouvy - hledá fakturační nesrovnalosti, jako jsou neplatné, nadhodnocené a duplicitní poplatky. Cílem je zabránit chybám při fakturaci a obnovit přeplatky.
Sestavte tým pro audit
Při rozhodování o velikosti a složení auditorského týmu se podívejte na velikost a složitost smlouvy. Minimálně by auditorské a auditorské týmy měly zahrnovat manažera smlouvy, zástupce účetního oddělení a neutrální třetí stranu. Velké nebo složité smlouvy však mohou vyžadovat další členy týmu, kteří jsou obeznámeni s řízením smlouvy a auditorskými postupy. Pokud audit odhalí podvodné činnosti, může být nezbytné, aby se objevil zkušený forenzní účetní nebo vyšetřovatel podvodu.
Kontrolní postupy auditu
Kontrolní audit se zabývá především fakturačními a platebními postupy a preventivními kontrolami. Postupy zahrnují intenzivní přezkum smlouvy a dodavatelských a zúčtovacích účtů a platebních postupů. Přezkum hledá přiměřené vnitřní kontroly, jako je oddělení povinností, autorizační systém a bezpečnost informací. Zkoušky mohou zahrnovat vytváření, zpracování a zaplacení vzorové faktury, často uvádějící úmyslné chyby, aby se zjistilo, zda jsou stávající kontroly účinné.
Postupy auditu obnovy
Měsíční audity zpětného získání slučitelnosti sladí poslední výkazy pracovních nákladů dodavatele s částkami fakturovanými během běžného období. Auditoři začínají přezkoumáním zprávy o nákladech na zaměstnání a porovnáním s fakturačními a platebními podmínkami. Na základě přítomnosti jakékoliv červené vlajky mohou auditori vybrat a otestovat jen několik nebo mnoho vzorkových transakcí pro různé druhy nákladů, jako jsou náklady na práce, materiály, administrativní a režijní náklady. Transakční testy se obvykle skládají z přepočtů a sestavování kontrolních záznamů. Podle auditorské, daňové a poradenské služby společnosti KPMG hledají auditoři nesrovnalosti, jako jsou významné přesčasy, reklasifikace nákladů, časové rozlišení nákladů, neobvyklé nebo chybějící popisy nákladů, velké nebo neobvyklé dolarové částky, náklady vzniklé před zahájením smlouvy a režijní náklady na domácí kancelář náklady.
Vytvořte zprávu o následných opatřeních
Po provedení auditu tým připraví a předloží závěrečnou zprávu vlastníkovi firmy a dodavateli, obvykle v rámci osobního setkání. Ačkoli zjištění určují, kolik informací obsahuje zpráva, zaměřuje se na identifikaci, vysvětlení a poskytování doporučení pro odstranění nesrovnalostí nebo neúčinných postupů. Auditoři také uvádějí cíle a vysvětlují postupy pro přezkoumání smlouvy a auditorské postupy.
