Oddělení nákupu ve většině organizací je rozhodující, protože představuje velké procento z celkových výdajů za celou organizaci a protože udržuje organizaci dodávanou zboží a služby, které potřebuje k provozu. Náklady na neefektivity a / nebo chybné procesy mohou být velmi vysoké, protože budou mít dopad na celou organizaci. Také nákupní funkce může být obzvláště zranitelná proti podvodům, neboť zahrnuje hotovostní platby. Operační audity nákupního oddělení mohou pomoci eliminovat odpad, neefektivnost a podvody, a tím zvýšit hodnotu organizačního zdola.
Přijmout přístup k posuzování rizik k funkcím oddělení nákupu namísto pokusu provést každoroční audit všech funkcí. Určete funkce oddělení nákupu a zhodnoťte rizika spojená s každým. Použití posouzení rizik je zásadní, protože omezuje zdroje vnitřního auditu v oblastech, kde jsou nejvíce potřebné.
Vyhodnoťte strukturu vnitřní kontroly oddělení nákupu. Pro vyhodnocení použijte integrovaný rámec COSO. Tento model pomůže provést kontroly v perspektivě a pomůže s tím souvisit konkrétní kontroly s konkrétními obchodními aktivitami.
Proveďte kontroly těchto kontrol souvisejících s vysoce rizikovými podnikatelskými aktivitami v rámci auditu.Získejte nebo připravte procesní mapy testovaných kontrol a proveďte průchod každého z těchto ovládacích prvků, abyste ověřili, jak fungují. Vyberte vzorek dat pro podnikatelské aktivity, které jsou předmětem auditu, a vyzkoušejte soulad s příslušnými ovládacími prvky.
Analyzujte výsledky kontrolních testů, abyste zjistili jakékoliv nedostatky nebo selhání kontroly. Vedení by mělo být informováno o těchto typech situací, aby bylo možné co nejdříve přijmout nápravná opatření.
Proveďte podrobné testy podrobných údajů o podnikatelských aktivitách pod auditem. Tyto testy by měly zahrnovat analytické postupy a také zdrojovou dokumentaci testování. Vzhledem k tomu, že oddělení nákupu, které iniciují podvody v hotovosti, je velkým problémem, auditor by měl v rámci analytických postupů hledat ukazatele podvodů a / nebo anomálie v datech.
Proveďte výstupní konferenci s manažery nákupních oddělení. Uveďte seznam zjištění a problémů, které je třeba vyřešit, a doporučení, jak je vyřešit. Pokud je zjištěn podvod, měl by být hlášen vrchnímu vedení mimo oddělení nákupu. Poskytněte vedoucím oddělení nákupu možnost předložit další informace a / nebo důkazy, které by mohly změnit výsledky auditu a poskytnout plán nápravných opatření k vyřešení zbývajících zjištění auditu a problémů.
Zpráva o auditu napište příslušné úrovni vedení a / nebo představenstva. Zahrňte plán nápravných opatření od vedoucích oddělení nákupu do zprávy.
