Žádost o obchodní žádost může být efektivní způsob, jak požádat o platbu, vyhledávat citace nebo odhady nebo požadovat informace. Profesionálně psané dopisy jsou specifické, podrobné a podrobné. Poskytují také veškeré informace, které musí příjemce vyhovět požadavku včas a přesně.
Použijte profesionální formátování a jazyk
Obchodní dopis na žádost by měl být napsán na hlavičkovém papíře společnosti a pocházet od osoby nebo oddělení, které o to požádalo. Například dopis potenciálním uchazečům o zaměstnání požadující doplňující informace by měl pocházet z personálního oddělení nebo manažera pronájmu, zatímco žádost o žádost o vzorku výrobku by měla pocházet od vedoucí nákupního oddělení. Postupujte podle tradičního formátování obchodních dopisů a používejte formální jazyk k předávání profesionálního obrazu. Například "Drahá paní Smithová".
Dostat se k věci
Napište otevírání, které řekne čtečce, co potřebujete přímo od pálky. Například "Váš účet je 90 dní po splatnosti a vyžaduje okamžitý zásah", nebo "Váš životopis je impozantní a rád bych viděl doporučení, stejně jako překlady ve škole." nadbytečné informace, které se dostanou k vašemu bodu.
Buď konkrétní
Uveďte všechny informace, které příjemce potřebuje, aby vyhověli vaší žádosti, například odkaz na objednávku nebo čísla účtu nebo kopie smluv nebo zásad. Referenční přílohy nebo přílohy v těle vašeho dopisu. Například: "Jak vidíte v přiložené kopii původní smlouvy, doručení produktu je naplánováno na první pondělí v každém měsíci. Toto je žádost o změnu tohoto data na třetí pondělí v každém měsíci."
Proveďte svou žádost
Přesně vyčkejte, co chcete, aby se stalo příště, takže od příjemce není prostor pro nedorozumění. Například: "Vaše faktura musí být uhrazena v plné výši do 15. června 2015 nebo budeme nuceni přestat poskytovat službu." Ujistěte se, že je to snadné splnit tím, že přiložíte samostatnou adresovanou obálku, odkaz na stránku možností plateb webové stránky vaší společnosti, e-mailovou adresu nebo celou poštovní adresu.
E-mailová žádost o dopisy
Zatímco stejný základní přístup se týká e-mailových i běžných poštovních dopisů, je několik poznámek. Použijte své firemní logo a elektronický podpis a zachovávejte všechny ostatní formální obchodní dopisy. Požádejte také potvrzení o vrácení, abyste ověřili, že příjemce obdržel vaši korespondenci.
Uchovávejte záznamy
Vytiskněte kopii vašich žádostí o dopisy pro vlastní potřebu. To je zvlášť důležité, pokud píšete sbírku dopisů. V případě, že dluh musí být převeden na inkasní agenturu nebo advokáta, budete mít papírovou stopu s uvedením toho, co jste dělali, abyste dosáhli dluhu.
