Můžete zvýšit své šance na získání vybavení, softwaru, spotřebního materiálu, personálu nebo dalších zdrojů, které potřebujete, pokud se zaměřujete na jejich přínos pro vaši společnost, spíše než jen pro sebe nebo vaše oddělení. Určení, jak potřebné zdroje pomohou snížit náklady nebo zvýšit zisky, vám pomohou vytvořit silný argument vždy, když budete žádat o další pomoc.
Najděte svůj vůdce
Vedoucí věta je úvod, který čtenáři řekne, proč je dopis důležitý. Rozhodněte se o hlavním prohlášení, které chcete učinit, abyste ospravedlnili vaši žádost o další zdroje a použijte ji k zahájení vašeho dopisu. Mohlo by to být široká tvrzení, jako například tvrzení, že zdroje, které požadujete, pomohou zvýšit prodej nebo snížit náklady. Poté poskytnete podporu vašeho nároku v těle dopisu.
Pokud například požadujete nový software pro účetní oddělení, mohl byste začít s dopisem: "Ráda bych požádala o účetní oddělení dva licenční programy ABC, které pomohou společnosti snížit počet ztracených objednávek a zvýšit příjmy společnosti. "Vysvětlil byste, že software vám umožní rychleji zpracovat a schvalovat nové zákaznické účty, vést k rychlejšímu převzetí objednávek a pomáhat sbírat pohledávky dříve.
Dostat podporu
Napište seznam lidí, kteří budou těžit z vaší žádosti, kromě těch, kteří budou přímo využívat zdroje. Například pokud požadujete zdroje, které vám pomohou provést rychlejší kontrolu kreditů u potenciálních zákazníků, pomůže to oddělení prodeje vyhnout se ztrátě zákazníků, kteří pokračují v nákupu jiného dodavatele a čekají na schválení. Obraťte se na prodejní oddělení a požádejte je o povolení k použití jejich potvrzení o vaší žádosti. Podívejte se na problémy, které vaše nové zdroje vyřeší a najděte lidi, kteří jsou těmito problémy postiženi.
Spustit čísla
Napište seznam způsobů, jakým vaše žádost ušetří peníze společnosti nebo zvýší tržby. Dokonce i když požadujete zdroje pro něco, co má zjevně nehmotný přínos, můžete stále najít finanční výhody. Například pokud chcete, aby prostředky spustily wellness program pro zaměstnance, setkali se s vaším personálním oddělením, aby určili náklady společnosti na absenteismus, nároky na zdravotní pojištění, obrat zaměstnanců, nároky pracovníků na náhradu škody a další ztráty produktivity, které by wellness program mohl snížit nebo zmírnit.
Seznam kvalitativních přínosů
Některé výhody, které vaše požadované zdroje poskytnou, nemusí být snadno vyčíslitelné, ale vaši nadřídiči budou i nadále schopni vidět, jak by se pozitivně dotýkali společnosti.Takové výhody mohou zahrnovat zlepšení morálky zaměstnanců, snížení obratu, zvýšení spokojenosti zákazníků, snížení návratnosti zákazníků a zvýšení produktivity a efektivity.
Zobrazit poměr nákladů a přínosů
Pokud možno, dokončete svůj dopis zobrazením poměru nákladů a přínosů vaší žádosti. Uveďte všechny náklady spojené s vaší žádostí a seznamte se s kvantitativními a kvalitativními přínosy, které vám poskytne požadované zdroje. Napište svůj dopis pomocí "Řekni jim, co jim povíš. Řekni jim. Řekněte jim, co jste jim řekli, "formátu, začínající silným vedením, podporujícího ji v těle dopisu a dokončováním rekapitulace.
