Uspořádání úspěšného obchodního jednání se netýká pouze obsahu a členů setkání, ale i uspořádání nábytku. Chcete-li efektivně uspořádat prostor pro pracovní setkání, budete chtít zvážit funkci setkání a vytvořit odpovídající atmosféru a pracovní prostor pro produktivitu. Pokud je místnost dobře uspořádána pro vaše setkání, spolupracovníci budou moci pracovat a fungovat bez narušení nebo rozptýlení, aby plně využili dostupného času na setkání.
Položky, které budete potřebovat
-
Tabulky
-
Židle
-
Prezentační příslušenství
-
Zipky
-
Lepící páska
-
Svítidla
-
Boční stoly podle potřeby
-
Potraviny a nápoje
Zvažte funkci místnosti a umístěte tabulky podle toho. Schůzka v diskusním stylu by měla využívat styl kulatého stolu uspořádáním tabulek do kruhu nebo půlkruhu, aby každý účastník mohl vidět všechny ostatní. Prezentace mohou využívat zasedací místnost nastavenou s jedním velkým obdélníkem nebo umístit menší tabulky do řad s každým účastníkem, který má stejný směr.
Uspořádejte sezení kolem stolů podle rozvržení tabulky pomocí pohodlných židlí vhodných pro délku schůzky. Pevné plastové židle by měly být používány pouze na krátké (méně než hodinové) schůzky, které zaměstnancům pomáhají soustředit a pohodlně. Umístěte dvě až tři další židle na stranu místnosti v případě, že je více hostů než se očekávalo nebo se židle zlomí.
Umístěte všechny rekvizity, jako jsou pódiové stoly, flip charty, projekční plátna nebo prezentační plakáty na dobře viditelném místě v přední části místnosti, aby každý účastník mohl snadno vidět. Pokud budete používat letáky nebo složky, umístěte je na každou židli podél stolu nebo je odložte na stranu pro rozdělení později na schůzi. Nedovolte, aby tyto položky narušovaly pracovní prostor nebo aby se pohybovaly v místnosti obtížně, jako je například stohování na podlahu.
Vypněte vyzvánění na všech telefonech v místnosti, abyste se vyhnuli narušení. telefon neodpínejte, aby umožňoval odchozí hovory v případě nouze. Pokud se pro schůzku používají počítače, spojte všechny kabely se zipy, aby se zabránilo zamotání nohou a nalepte na podlahu všechny šňůry, které běží po chodnících.
Přidejte dodatečné osvětlení do venkovního osvětlení, aby se atmosféra změkčila a delší setkání bylo méně vizuálně napjaté. Nastavte lampy na postranních stolech, kde nebudou v cestě nebo zablokují pohledy, ale vyvarujte se svíček, které mohou vyzařovat měkké světlo a vůni, ale mohou představovat nebezpečí.
Vytvořte malou restaurační oblast v rohu místnosti nebo podél zdi poblíž dveří, abyste mohli dodat balenou vodu, sodovky, kávu nebo občerstvení, jako jsou sušenky, pečivo nebo ovoce a maso. Pokud používáte jídlo pro dlouhé setkání, vyvarujte se jídla s vysokým obsahem cukru a ujistěte se, že v blízkosti servisního místa je umístěna koše, aby byl stůl čistý a uklizený po skončení jídla.
Tipy
-
Pokud máte možnost zvolit si zasedací místnost, zkuste najít klidnou místnost, která je vzdálena nadbytečného hluku a rozptýlení, a zároveň umístit konferenční místnost pohodlně do koupelen na stejném patře budovy.
Je-li to možné, nastavte termostat v místnosti na komfortní nastavení tak, aby obsluha nebyla příliš horká nebo studená, což by vedlo k nepohodlí a rozptýlení, kde se nebude moci zaměřit na daný úkol.
