Společnosti zaznamenávají všechny účetní transakce pomocí účetních knih. Hlavní účetní kniha obsahuje zůstatky z každého účtu, který společnost používá k finančnímu záznamu, a tvoří centrální místo pro vykazování finančních transakcí. Vedlejší záznamy obsahují podrobné informace z vybraných účtů. Zůstatek každé dceřiné knihy musí odpovídat zůstatku pro příslušný účet v hlavní knize. Existuje několik výhod, pokud společnosti používají dceřiné účetní knihy.
Druhy dceřiných knih
Společnosti zahrnují do svých účetních systémů několik typů dceřiných účetních knih. Společné dceřiné účetní knihy zahrnují knihu o pohledávkách a účetní závěrku. Kniha účtů pohledávek obsahuje individuální účty, které se vztahují na každého jednotlivého zákazníka. Každý úvěrový prodej je zaznamenán na konkrétním zákaznickém účtu spolu s každou platbou. Každý zákaznický účet obsahuje aktuální zůstatek. Současné zůstatky pro všechny zákazníky se rovnají celkovému zůstatku pohledávek. Kniha účtů splatná zahrnuje individuální účty pro každého dodavatele. Každá přijatá faktura a každá provedená platba se zaznamenává pro každý konkrétní účet dodavatele. Každý dodavatelský účet obsahuje aktuální zůstatek. Současné zůstatky pro všechny dodavatele se přidávají k zůstatku celkových závazků.
Detailní informace
Jednou výhodou použití dceřiné knihy je detailní informace uchovávané v deníkové knize. Každý dodavatel uvedený v účetní evidenci účtů obsahuje detailní informace o transakcích. Kniha obsahuje každou fakturu, přijatý den, částku v dolaru a každou platbu zaslanou prodávajícímu.
Řízení
Další výhoda používání dceřiné knihy se týká úrovně kontroly společnosti s finančními informacemi obsaženými v dceřiné knize. Kniha účtů pohledávek umožňuje správci úvěrů a zaměstnancům účetních pohledávek kontrolovat aktuální zůstatky každého zákazníka. Pokud zákazník popírá poplatek, může zaměstnanec pohledávek z účtu prověřit transakce v rámci daného účtu a určit, zda je spor platný.
Omezený přístup
Omezení přístupu zaměstnanců k vybraným účtům poskytuje další výhodu používání dceřiných účetních knih. Pomocí počítačových systémů mohou firmy omezit přístup zaměstnanců ke specifickým účtům, za které odpovídají. Ostatní zaměstnanci nemají možnost vidět podrobnosti o účtech obsažených v deníkové evidenci. To umožňuje společnosti zachovat důvěrnost ohledně účtů zákazníků nebo prodejců.
