Pokud nakupujete zboží nebo služby od prodejce, pravděpodobně máte zájem o měsíční transakce s těmito podniky. Totéž platí pro všechny zákazníky, kteří od vás nakupují zboží nebo služby jako majitel firmy. Chcete-li poskytnout detailní přehled o měsíční činnosti zákazníka nebo klienta, nabízí mnoho firem výpis z účtu. Přestože některé firmy je stále zasílají, mohou být také poskytnuty prostřednictvím e-mailu nebo webového portálu. Dokument slouží jako zdvořilost a pomáhá zákazníkům vyvážit vlastní knihy.
Tipy
-
Výpis z účtu je dokument, který zákazníkovi zobrazuje každou transakci v rámci konkrétního fakturačního cyklu.
Co je výpis z účtu?
Výpis z účtu obsahuje seznam transakcí zákazníka za určený časový rámec. Podobně jako bankovní výpis, který obdržíte pro své vlastní finanční transakce, podrobný obchodní výpis účtu obsahuje počáteční a konečné datum, počáteční zůstatek, konečný zůstatek a všechny debty a úvěry, které se staly mezi těmito dvěma daty.
Obecně platí, že podniky zasílají pouze výpis z účtu zákazníkům, kteří mají účet a podepsali příslušné smlouvy. V závislosti na vašich osobních preferencích se můžete rozhodnout odeslat výpisy účtů pouze těm, kteří v daném měsíci vykonávali činnost. To je zvláště výhodné, pokud máte několik zákazníků, kteří od vás každý měsíc nekupují. Ušetří vám to dodatečné náklady na odesílání výpisů s nulovými zůstatky.
Formátování výpisu o účtu
Pokud jste nikdy nevypracovali výpis z účtu, možná nebudete vědět, jak jej formátovat. Dobrou zprávou je, že je k dispozici spousta šablon, které vám pomohou, včetně některých v aplikaci Microsoft Word. Jednoduše potřebujete mít v horní části slova "výpis z účtu" a uvést jméno a adresu zákazníka pod "do" a vaše jméno a adresu pod "od." Dále budete podrobně popsány všechny transakce, ke kterým došlo během měsíce, včetně všech nákupů a kreditů a udržování rovnováhy v pravoúhlém sloupci. V dolní části by měla být uvedena celková výše splatné částky a také pokyny, jak zaplatit.
Je-li váš zákazník automaticky účtován, ujistěte se, že jste to uvedli jasně v prohlášení. Toto je výkaz pouze pro informaci. Vaši zákazníci se mohou zabývat stackem faktur a výpisů a nemají čas seřadit své vlastní záznamy, aby zjistili, zda již zaplatili nebo ne. Pokud musíte do dolní části přiložit účet, abyste se vyhnuli tisku samostatných výpisů pro ty, kteří se automaticky spouští, ujistěte se, že na tomto účtu máte na paměti, že platba bude odečtena, aby se zabránilo duplicitním platbám.
Co je to bankovní prohlášení a jeho účel?
Když firmy vydávají výpisy z účtu, často to dělají jako výhodu pro zákazníky, přestože to stojí zvlášť, zvláště pokud je posíláte poštou. Nákladová efektivita tohoto druhu zdvořilosti může být sporná, dokud ji nemusíte spojit přímo s nárůstem vašich zákazníků, kteří budou platit účty včas. Pokud neustále dostávají oznámení o svých transakcích spolu s účtem, který umožňuje snadné zaplacení, mohou ve skutečnosti vrátit platbu spíše než ji vyplatit na stranu, dokud nemohou zkontrolovat, co si koupili v předchozím měsíci.
Na konci zákazníka je účelem výpisu z účtu snadné vedení účetnictví. Vaši zákazníci pravděpodobně mají každý měsíc proud faktur, což znamená, že váš je jeden z mnoha. Informace, které poskytnete, lze snadno porovnat s vlastními knihami. Jak rok postupuje, mohou se podívat na historická data související s podnikáním, které s vámi dělají, a použít informace pro stanovení budoucích prognóz rozpočtu.
Příklady výkazů o účtu
Nejlepším příkladem výpisu z účtu je bankovní výpis, který získáte každý měsíc. Získáte to pro všechny své účty, včetně osobních bankovních účtů, jakýchkoli investičních účtů, které vlastníte, platebních karet a firemních finančních účtů. Obvykle má datum začátku do konce, počáteční stav, konečnou bilanci a protokol všech transakcí, ke kterým došlo během tohoto časového rámce.
Stejně jako u výpisu z účtu vaší firmy může bankovní výpis přijít poštou poštou ve formě papíru nebo se může zobrazit online. Pokud souvisí s vaší kreditní kartou, pravděpodobně uvidíte fakturu ve spodní části výpisu z účtu, která obsahuje částku, kterou byste měli zaplatit, a datum splatnosti. Na rozdíl od výpisů z účtu může vaše bankovní výpis přijít i v případě, že jste pro tento měsíc neměli žádné transakce.
Cíle bankovního výpisu
Cílem bankovního výpisu je transparentnost. Zákazníci chtějí vidět všechny transakce zaznamenané na svých účtech po celý rok. Před provedením on-line bankovnictví zákazníci sledovali své transakce v kontrolním registru a sladili částku, kdy tento měsíční výpis přišel poštou. Pokud zapomněli přihlásit transakci, uvidí to na výpisu a budou schopni rychle odstranit chybu. Podobně podniky také sledovaly své finanční transakce v knihách založených na papíře a dvakrát kontrolovaly částky s měsíčním výkazem.
Technologie to všechno změnilo. Nyní se mohou podniky a jednotlivci přihlásit nepřetržitě a vidět nejnovější informace o transakcích. Není třeba udržovat průběžný záznam, ale pokud skutečně chtějí zůstat v aktuálním stavu, mohou nastavit své účty, aby je upozorňovali při pokusech o novou transakci. Pro podniky, účetní a účetní software je snadné udržovat neustálý přehled o všech výdajích na podnikání.
Jaký je rozdíl mezi fakturací a fakturací?
Vzhledem k tomu, že výpisy z účtu mohou obsahovat účet v dolní části, může být snadno zaměňován s fakturou nebo účtem. Měli byste si všimnout, že váš měsíční kabelový účet má například informace o různých poplatcích, a zároveň obsahuje odtržení v dolní části, abyste mohli vyplatit platbu, pokud neplatíte elektronicky. Jedná se spíše o účet, než o výpis z účtu, protože neupřesňuje každou transakci, která se během vašeho výpisu dostala přes váš účet.
Rozdíl mezi fakturami a účty však může být ještě jemnější. Termíny se často používají zaměnitelně, ale rozdíl je ve způsobu, jakým se na ně vztahuje příjemce.Podnikání často požaduje fakturu, která je dokladem o zadlužení jedné osoby druhému. Je zřídka, že uvidíte, že člověk zavolá fakturu své kabelové faktury, a když to přijde poštou, obvykle se označuje jako účet, zatímco faktura obvykle přichází s hlavičkou "faktura".
Dalším rozdílem mezi těmito dvěma je, že fakturu lze považovat za formu úvěru. Zákazník má určitou dobu splácení po splnění požadavku na produkt nebo službu. Na druhou stranu je účet splatný velmi striktně. Pokud obdržíte poplatek po večeři v restauraci, je tato lhůta okamžitá. Váš účet za dodávku vody by však mohl být technicky nazván fakturou, neboť můžete mít až dva týdny na zaplacení, což znamená, že společnost vám rozšiřuje úvěr jako opakující se zákazník. Zde je rozdíl mezi těmito dvěma tmavými.
Jak dlouho je měsíční cyklus výpisu?
Výpisy účtů se řídí fakturačním cyklem, který závisí na preferencích podniku, který je vydává. Fakturační cyklus je definován jako časové období mezi datem výpisu a příjmem. Existuje jednoznačný začátek a konec každého fakturačního cyklu, přičemž nový cyklus začíná okamžitě po dokončení předchozího cyklu. Pokud jsou zákazníkům zasílány výkazy, obecně nebudou ve svých rukou v den ukončení cyklu, ale data o počátečním a konečném cyklu jsou obvykle vytištěna na něm.
Účetní cykly mají tendenci dodržovat průmyslové standardy, což může pomoci při hledání. Vaše fakturační cykly se mohou pohybovat v rozmezí od 20 do 45 dnů, ale je snadnější nastavit cyklus výpisu z účtu v 30denním rozsahu. Můžete se také rozhodnout, že budete při zasílání výpisů z účtu sledovat měsíční fakturační cyklus, což znamená, že se spustí buď první den v měsíci nebo poslední den v měsíci.
Zpracování pozdních plateb
Bohužel, příležitostně bude alespoň jeden zákazník, který zpožďuje platby. Můžete posílat pozdní oznámení nebo dokonce vyzvednout telefon a zavolat, ale často v takovém případě může dojít k výpisu účtu. Váš zákazník může chtít přesně vidět, jaké jsou poplatky. Můžete také zjistit, že jste přeposlány na jiné oddělení, kde si tito odborníci přejí shrnutí položek, které dosud nebyly zaplaceny.
Pokud účet stále není placen delší dobu, bude nutné vrátit účet zpět do sbírky. Výpis z účtu lze použít k upřesnění toho, co je dlužné, protože je převedeno na službu třetí strany, která se bude pokoušet shromažďovat. Budete také muset podotknout zájem o platby po splatnosti, jak je uvedeno ve vaší faktuře nebo v původní smlouvě, kterou jste podepsali se zákazníkem. Pokud někdy budete muset někoho požádat o soud, bude nutné mít podrobné prohlášení o všech transakcích.
Elektronické výpisy z účtu
Zákazníci se stále častěji spoléhají na elektronickou komunikaci na všechno, včetně účtů a bankovních výpisů. Můžete zaslat výpis z účtu každému zákazníkovi v určený den a je pravděpodobné, že s ním budou spokojeni. Některé firmy však považovaly za efektivnější zřídit on-line portál. Všichni běžní zákazníci dostanou možnost nastavit uživatelské jméno a heslo. Mohou se přihlásit tak často, jak chtějí získat přístup k aktualizovaným informacím o účtu, požadovat produkty nebo služby, získat pomoc s problémem a další.
Největším negativním aspektem portálového přístupu je to, že na konci zákazníka je třeba vynaložit další úsilí na nastavení profilu a nezapomeňte se přihlásit. Pokud takhle uspořádáte věci, může to pomoci zajistit, aby zákazníci byli upozorněni vždy, když bude nová položka je zveřejněn. Pokud to není možné, elektronický přístup založený na e-mailu na výpisy z účtu může fungovat lépe.
Prohlášení o zabezpečení účtu
Banky si uvědomují, že krádeže totožnosti jsou pro jejich členy opravdovou záležitostí a podniknou opatření, aby informace byly co nejbezpečnější. Pro podniky by se stejná zdvořilost měla vztahovat na veškeré výpisy z účtu, které odešlete svým zákazníkům. Zvažte mysl kriminálníka a ujistěte se, že pokud účet skončí v nesprávných rukou, zahrnuté informace nestačí k odcizení krádeže identity.
To platí také pro jakékoli elektronické výkazy, které vydáte. Pokud e-mailem zákazníkům sdělíte, že jsou jejich prohlášení k dispozici, představte si, že třetí strana získá přístup k tomuto e-mailu. Existuje dostatek informací pro případ podvodu s identitou? Pokud musíte znovu odeslat heslo zákazníka, neposílejte heslo v e-mailovém formuláři. Místo toho jim pošlete odkaz, který mohou použít pro nastavení nového hesla, a zvážit požadavek na identifikaci informací pro každého, kdo potřebuje reset. Můžete se zeptat, že zná jméno držitele účtu, adresu ulice, rodné jméno matky nebo jiný druh ověřovatele.
