V obchodních transakcích se mohou vyskytnout případy, kdy nastane problém, který nelze vyřešit telefonními hovory. Problémy by mohly vyplynout z kvality přijatého zboží, pozdních dodávek, špatného servisu, penále za pozdní platbu nebo dokončení úkolu v požadovaném časovém rámci. Vaše obavy je třeba psát.
Přečtěte si objednávku a souhlas s podmínkami, které se týkají zboží nebo služeb, které nesouhlasíte. Pokud jste již uskutečnili telefonní hovory, zašlete vám dopis, na kterém jsou uvedeny vaše problémy a odpovědi dodavatele.
Napište prodejci dopis, který načrtne vaše obavy. Uchovávejte kopie všech dopisů, které pošlete dodavateli. Po každém kontaktu zašlete dodavateli potvrzující e-mail, v němž jsou uvedeny problémy, které byly uspokojivě řešeny, a všechny nevyřešené problémy. Může to být krátká poznámka, ale zachovává ji úcta a profesionálnost.
Pokud jste nedosáhli úplné spokojenosti, musíte své svá stížnosti kodifikovat ve formálnějším dopisu nespokojenosti s prodejcem. Důležité položky, které je třeba v dopise uvést, jsou: podmínky smlouvy, termíny dodání nebo termínu, problémy, které se vyskytly, a kopie e-mailů, které jste zaslali ohledně těchto otázek.
Zatímco soud je vždy možné vyřešit problém s dodavatelem, mělo by to být poslední možnost. Soudní řízení jsou drahé a časově náročné. Pokud je soudní žaloba naprosto nezbytná, dopisy s dodavateli budou pro váš případ velkým přínosem.
Tipy
-
Udržujte profesionální tón a nepoužívejte sarkasmus nebo hrozby. Cílem je vyřešit problémy, které by nebyly zhoršeny.
