Systém inventarizace je nezbytný pro kontrolu nákupních nákladů a splnění cílů zákaznických služeb. Zatímco elektronický program řízení zásob je užitečným nástrojem pro správu, klíčem k dobrému systému spočívá v síle postupů, které vytvoříte. Některé z nejdůležitějších prvků v dobře vyvinutém systému jsou popisy položek, systém číslování, standardní měrné jednotky a přesné označování položek.
Popisy a čísla položek
Vytvořte seznam skladeb, který obsahuje popis a jedinečné čtyřnásobné až osmikátové číslo pro každou položku. Nejlepším postupem pro vytvoření popisu je začít s podstatným jménem a poté použít přídavná jména v sestupném pořadí, které je důležité pro popis položky. Popisky jako "šálek, káva, velké, hnědé", "šálek, káva, střední, bílá" a "šálek, káva, malé, bílé" jsou některé příklady. Čísla položek by se měly jednoduše identifikovat, nikoli popsat položku. Můžete však zahrnout několik písmen z popisu na začátku čísla vašeho čísla, abyste usnadnili vyhledávání položek. Například můžete použít číslo "CUC101" k identifikaci šálku kávy a číslo "CUS101" pro identifikaci šálku sody.
Rozhodněte o standardních měrných jednotkách
Vytvořte seznam schválených měrných jednotek, abyste objasnili seznamy výběru a přehledy inventáře. U většiny firem jsou výchozími opatřeními jednotky, u kterých obvykle zakoupíte položku. Společné jednotky jsou zkratky pro pojmy jako každý, kus, noha, libry nebo galony. Pokyny o nejlepší praxi doporučují, abyste si vybrali jednu zkratku a důsledně aplikovali jak jeho pravopis, tak i vzhled.
Vytvoření názvů umístění
Přiřazená místa usnadňují nalezení položek v jakékoli skladovací místnosti nebo skladu, bez ohledu na to, jak velká je. Pokud ukládáte položky více než místo, uveďte každému umístění jméno nebo kódové číslo, například "M" pro hlavní sklad a "S" pro přebytečné úložiště. Pak rozdělíte místnost do sekcí a každému udělejte jedinečný název. Části mohou například odpovídat číslům uliček nebo bin. Dokončete tento úkol určením umístění polí pro konkrétní položky inventáře. Společnost Clearly Inventory Company doporučuje používat systém číslování, v němž nejnižší číslo odpovídá nejvyšší polici a sestupuje k podlaze. Například štítek jako "M-2-4" vám říká, že položka je na čtvrtém poli v uličce dva hlavního skladu.
Označte a uložte inventář
Vytvořte štítek pro každou položku inventáře, která odpovídá seznamu skladeb, který jste vytvořili. Proveďte fyzický inventář při označování, ukládání a zadávání položek, měrných jednotek a informací o poloze do inventární databáze. Vytiskněte vybírání a přijímání dokumentů z databáze a použijte je k aktualizaci databáze a vytváření přehledů inventáře.
