Při podnikání musíte rozhodnout, jaký typ účetního systému chcete použít. Můžete si vybrat mezi použitím manuálního účetního systému nebo počítačového systému. Zatímco počítačové systémy jsou vhodné, existují některé výrazné výhody, které ruční účetní systémy mohou poskytnout.
Vyhněte se poškozeným údajům
Jedním z výhod používání ručního účetního systému je, že víte, že vaše dokumenty budou k dispozici vždy, když je budete potřebovat. Není tomu tak vždy, když používáte počítačový systém. Pokud používáte počítačový účetní systém, mnohokrát se data poškodí a již nebudete mít přístup k informacím. V tomto okamžiku byste mohli ztratit data za rok, které potřebujete pro svou firmu zoufale.
Duplicitní chyby
Pokud používáte ruční účetní systém, nemusíte se bát o duplicitní chyby. S počítačovým systémem existuje šance, že budete duplikovat nesprávný soubor a používat zastaralou sadu čísel. S manuálním systémem máte jednoduše knihu s údaji v něm. Duplikování dat by bylo velmi zapojeným procesem, který se pravděpodobně neobjeví. To vám pomůže vyhnout se používání nesprávných dat.
Provedení změn
Další výhodou systémů ručního účtování je, že je snadnější provádět změny. Když potřebujete změnit záznam ve vaší knize, jednoduše si vezměte gumu a vymažte záznam. Poté můžete napsat novou položku do políčka. Pokud potřebujete změnit záznam ve vašem počítačovém účetním systému, možná budete muset zadat heslo a vyhledat příslušný soubor dříve, než jej můžete změnit. To vyžaduje další čas a může způsobit problémy.
Přístupnost
Další výhodou použití ručního účetního systému je to, že je snadno přístupný každému, kdo potřebuje informace. Majitelé firem mohou například spoléhat na účetní pracovníky, kteří se zabývají účetním softwarem a informacemi v něm. Pokud majitelé potřebují přístup k některým datům v systému, musí čekat na někoho z účetního oddělení, aby si to pro ně získal. S manuálním systémem se mohou snadno podívat do knihy a získat informace sami.
