Dobré řízení projektu znamená dokumentovat, co uděláte, stejně jako to, co jste udělali.Charta projektu a rozsah projektu jsou vytvořeny již v počáteční fázi projektu a každý z nich pomáhá řídit projekt správným směrem. Zatímco oba tyto dokumenty mají zásadní význam pro získání projektu z terénu, mají zřetelně odlišné účely, publikum a obsah.
Povolení
Charta má jeden primární účel: autorizovat správce projektu, aby použil definované zdroje pro dokončení projektu. Zároveň by měla charta přiřadit sponzora projektu. Tito dva lidé budou řídit a podporovat projekt v několika týmech a v několika fázích. Charta by měla být stručným dokumentem, který začíná krátkým úvodem do projektu, který obsahuje cíle, účel a cílový konečný termín; zahrnout tabulku s uvedením správce projektu, sponzora a všech dalších výkonných subjektů; a uzavřete s podpisy s pojmenovanými účastníky. Charta by měla být zřídka delší než dvě strany.
Schválení
Vzhledem k tomu, že charta je podepsána nejméně jedním vedoucím pracovníkem, sponzorem, poskytuje dokumentovanou platnost. Charta je často doručována vedoucím pracovníkům nebo dalším vysoce postaveným členům týmu a upozorňuje, že projekt byl schválen. Vzhledem k tomu, že mnoho projektů je řízeno napříč odděleními, toto schválení také upozorňuje ostatní týmy, že jejich spolupráce bude zapotřebí. Často je charta představována společně s obchodním případem a tyto dva dokumenty zaznamenají důvod projektu.
Cíle
Rozsah projektu definuje parametry projektu. Zpočátku je připraven dokument o předběžném rozsahu (společně s chartou a dalšími iniciačními dokumenty), který mapuje cíle. Tento dokument je obvykle předkládán vedoucím týmů, kteří budou přispívat členy do projektového týmu, avšak nezahrnuje, jak budou úkoly dokončeny. Například v konstrukčním projektu by předběžná oblast popisovala konstrukci, která má být postavena, včetně počtu místností, náměstí a počtu vchodů.
Odpovědnost
Rozsahový dokument pomůže zúčastněným stranám určit, zda je projekt dokončen. Vzhledem k tomu, že dokument o rozsahu definuje, co projekt bude poskytovat, je užitečné v průběhu celého projektu, aby bylo možné zjistit, zda je projekt v plánu úspěšně uzavřen. Pokud je vaším projektem implementace sady softwaru, který zahrnuje tři aplikace a jste dokončili dvě, jste nedodali svůj slíbený rozsah. Rozsah dokumentů se často mění během projektu z tohoto důvodu. Na rozdíl od charty jsou dokumenty o rozsahu považovány za "živé" dokumenty a při zjišťování nových informací mohou být cíle upraveny.
