Mzdový systém je médium, pomocí kterého zpracováváte mzdy tak, aby byly splněny potřebné federální a státní požadavky. Konkrétně Ministerstvo práce USA požaduje, aby jste zaměstnanci správně a včas nahradili; služba interního výnosu vyžaduje federální srážku daně ze mzdy; státní pracovní oddělení vyžaduje, abyste uplatňovali státní zákony práce a státní daňová agentura vyžaduje, aby státní daň ze mzdy byla zadržena. Při navrhování mzdového systému vyberte ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Posoudit své mzdové nároky, abyste zjistili vhodný systém. Manuální systém vyžaduje ruční zpracování výplat. Má zvýšené riziko chyby, a proto ji používejte pouze v případě, že máte jen málo zaměstnanců. Vnitřní počítačový systém vyžaduje zpracování prostřednictvím mzdového softwaru. Použijte jej ke zjednodušení zpracování výplatních listů. Externí systém vyžaduje outsourcing mzdových povinností poskytovateli mzdových služeb. Použijte jej, pokud chcete odstranit nebo výrazně snížit své úkoly zpracování mzdy.
Vytvořte ruční systém, pokud je ten, který zvolíte. Koupit standardní časové listy v kancelářském obchodě nebo je můžete vytvořit pomocí tabulkového nebo kancelářského programu. Zakupte prázdné šeky z kanceláře nebo použijte bankovní šeky. Pomocí psacího stroje vytiskněte výplatní listy nebo je můžete zapsat ručně.
Tento systém vyžaduje, abyste ručně vypočítali mzdy a odpočty. Zůstaňte v kontaktu s federálními zákony o zadržování, vymáhání daní a daňových záloh prostřednictvím kodexu IRS Circular E. Obraťte se na státní daňové agentury pro státní daňové směrnice. Zkontrolujte výplatní listy před vydáním výplaty. Zkopírujte výtisky mzdových výkazů v důvěrné oblasti.
Proveďte vnitropodnikový počítačový systém, pokud je to ten, který si vyberete. Koupit mzdový software, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Malé podniky například mohou používat QuickBooks, středně velké firmy mohou používat Ultimate Software a větší společnosti mohou jít s Mangrovem. Vaše hodinové zaměstnance mohou mít rád běžné hodiny, ale počítačový systém časových hodin, jako je Kronos, je efektivnější, protože umožňuje importovat čas do mzdového softwaru. Software počítá mzdy a odpočty, umožňuje přímý vklad, tiskne výplatní listiny a výplatní penále, má federální a státní srážkové tabulky zapsané do systému a ukládá a tiskne zprávy o mzdách.
Pokud zvolíte danou trasu, proveďte externí systém. Většina poskytovatelů mzdových služeb požaduje, abyste nahrali hodiny přes Internet nebo je posílali faxem nebo e-mailem. Poskytovatel zpracuje mzdové listy a zašle vám výkazy výplaty a mzdy za každý den výplaty. Některé společnosti vám umožňují přístup k vašemu systému online, což vám umožňuje tisknout přehledy a výplaty na vlastní laserovou tiskárnu.
Při zřizování tohoto systému by měl poskytovatel podepsat smlouvu, která bude obsahovat vzájemně dohodnutou smlouvu, která podrobně popisuje její služby a poskytne vám přehled o svých cenách. Pro účely přímých vkladů poskytněte poskytovateli bankovní účet a směrovací číslo. Pokud se poskytovatel bude zabývat vašimi záležitostmi v oblasti daní a přínosů, měl by mít podepsaný doklad o plné moci, který by mu dal povolení.
Tipy
-
Můžete uhradit poplatky IRS za daňové chyby, které třetí strana dělá. Následně vždy zkontrolujte činnost poskytovatele mzdových služeb. Vytvořte vývojový diagram vašeho mzdového systému. Graf zobrazuje úkoly spojené se zpracováním mzdových listů od začátku do konce podle vybraného systému.
