Během rušného pracovního dne je snadné, aby se důležité informace ztratily nebo zapomněly. Pečlivé vedení záznamů je nezbytné - zejména při obchodních jednáních. Minuty slouží jako oficiální záznam o schůzi. Měli by popsat, kdo byl přítomen během schůzky, co bylo řečeno a co bylo rozhodnuto. Pokud jsou pečlivě připravené, mohou být jednou z nejúčinnějších metod, jak udržet každého informovaného a na stejné stránce o minulých, současných a budoucích obchodních rozhodnutích.
Položky, které budete potřebovat
-
Agenda jednání
-
Poznámka: brát položky nebo textový editor
Zaznamenejte datum, čas a místo konání schůzky.
Seznamte, podle pořadí podle počtu seniorů, všech účastníků.
Uveďte, zda je v případě potřeby přítomen kvora. Ne každé setkání vyžaduje kvórum nebo minimální počet účastníků, aby valná hromada byla platná. Je-li požadováno a přítomné usnášení, znamená to, že obchodní rozhodnutí učiněná během schůzky jsou platná a vymahatelná. Bez usnášeníschopnosti se podnik nemůže chovat.
Popište postup v chronologickém pořadí. Začněte tím, že jste zjistili, kdy byla schůzka volána k objednávce a kým.
Označte jméno každé osoby, která začíná téma a zapište nejdůležitější podrobnosti o diskusi.
Napište jména lidí, kteří souhlasí nebo nesouhlasí s tím, o čem se diskutuje, a stručně uveďte povahu dohody nebo neshody.
Ukončete každou část schůzky se souhrnem konečného rozhodnutí.
Pokračujte v opakování kroků 5 až 7, dokud se schůzka neukončí.
Proveďte oficiální shrnutí schůzky na základě vašich poznámek. Použijte hlavičkový papír společnosti a zaslání konečné kopie všem účastníkům.
Tipy
-
Použijte schůzku schůzky jako nástin schůzky. Agendy obvykle popisují hlavní témata schůzky. Použití programu jako osnovy pomáhá udržovat vaše zápisy pořádané.
Zatímco technologie může nabízet určité časové úspory, Neal Hartman, přední přednášející v manažerské komunikaci na Sloan School of Management společnosti MIT, navrhuje ve sloupci na internetových stránkách společnosti Forbes, že zakážete technologii na schůzkách, aby všichni byli zaměřeni. Pokud se rozhodnete použít technologii, která vám pomůže zachytit minuty, zvažte provedení softwaru bez rozptýlení, který dočasně blokuje přístup k e-mailu, internetu nebo jiným programům kromě jednoduchého textového editoru.
