Plné dodržování zákonů vaší společnosti znamená, že musíte řídit schůze správní rady, jak stanoví tyto zákony. Členové mají kontrolu nad akcemi, které se na těchto setkáních uskutečňuje, ale mnohem méně říkají o tom, jak probíhají schůzky. Zápisy ze schůzí, které soudní orgány považují za právní dokumenty, jsou natolik významné, že, jak říká obchodní poradce Carter McNamara, "… pokud to není v zápisu, nestalo se to."
Zjistěte, co se vyskytuje na typické schůzi správní rady, a to pomocí přehledu ukázkové agendy v Nápovědě k řízení. Přizpůsobte si tuto agendu tak, aby odpovídala vaší kultuře a účelu. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Zvolte někoho - obvykle tajemníka rady -, aby přijal zápisy z jednání. Zápisy by měly obsahovat informace doporučené společností McNamara: název společnosti, datum a čas konání schůzky, účastníci schůzky, návrhy, střety zájmů, které brání účastníkovi v hlasování, zdržení se hlasování a uvedeným důvodům, kdy setkání skončilo a kdo připravil zápisy.
Rozhodněte se, zda je k dispozici kvórum - nejmenší počet členů nezbytných k přijetí opatření. Jak navrhuje Výbor právníků z Chicaga pro občanská práva v souladu se zákonnou příručkou, zkontrolujte, zda počet členů je nezbytný kvora. Ve většině společností bude prostá většina. Například desetčlenná rada by měla mít kvórum, pokud by bylo přítomno šest.
Měl by předseda správní rady zavolat schůzku na objednávku, stejně jako ve vzorových minutách z Nápovědy pro řízení. Sekretářka by se měla zúčastnit volání jménem členů představenstva, kteří reagují hlasitě, pokud jsou přítomni.
Zeptejte se, zda členové představenstva přezkoumali zápisy z předchozího zasedání a zda jsou navrhovány změny. Poté požádejte ostatní členy, pokud souhlasí se změnami. Oznámte dohodu a nesouhlas. Potom hlasujte o tom, zda je třeba provést změny. Pokud většina hlasuje ano, oznamte, že změny budou provedeny a rozeslány všem členům na schválení na příštím zasedání.
Požádejte předsedy výborů, aby od posledního zasedání informovali o událostech. Všimněte si, jak se ukázky z McNamary ukázaly na členy, kteří popisují schůzky nebo události, které navštívili.
Hlasujte o návrzích, které členové představenstva provedou k plnění úkolů. Příklady návrhů jsou najímání konzultanta, aby napsal granty, schvaloval kontrolní seznamy a finanční výkazy a dokonce posílal dary zaměstnancům, kteří jsou nemocní.
Informujte členy představenstva o "novém podnikání" nebo nadcházejících událostech. Jsou účastní se konferencí, o kterých by měli vědět jiní účastníci? Nebo žádají o radu ohledně konkrétního problému?
Přijměte schůzku a oznamte čas, který byl odložen. Uveďte datum, čas a místo další schůze. Uveďte, zda se rada bude nadále scházet v "exekutivním" zasedání, kde nejsou povoleni nečlenové.
