Ať už máte malou společnost nebo velkou společnost, je důležité správně ukládat a spravovat dokumenty vytvořené v průběhu podnikání. Ty mohou zahrnovat vše od digitálních souborů a daňové přiznání k smlouvám a projektovým zprávám. Zde přichází řízení dokumentů a záznamů. Jeho hlavními cíli je zpracování zpracovávaných informací, zlepšení obecných pracovních procesů a rychlejší získávání dat. Existuje několik typů systémů správy záznamů a každá z nich má charakteristické vlastnosti.
Co je systém správy záznamů?
Chybějící obchodní doklady nebo faktury, chybné dokumenty a poškozené soubory jsou všechny běžné stížnosti mezi vlastníky firem. V letech 2005 až 2018 bylo v USA zaznamenáno více než 22 milionů záznamů v důsledku narušení dat. Dále zaměstnanci tráví polovinu svého času hledáním informací souvisejících s činností své společnosti. Více než 26 procent říká, že správa dat ve svých organizacích je poněkud chaotická.
Společnosti velké i malé jsou povinny uchovávat své záznamy po určitou dobu. Bankovní a platební karty by například měly být uloženy na bezpečném místě po dobu nejméně sedmi let. Totéž platí pro dokumenty o zpracování daňového přiznání. Výpisy z investičního účtu, zrušené šeky a odměny musí být uchovávány nejméně po dobu jednoho roku.
Co když jsou tyto dokumenty ztraceny nebo poškozeny? Představte si zapnutí počítače, abyste si uvědomili, že byl napaden. Pokud vaše kancelářská budova zachycuje oheň, všechny vaše soubory mohou být navždy ztraceny. Jistě, můžete vždy uchovávat kopie na jiném místě, ale to by znamenalo více místa a vyšší náklady.
Systém správy záznamů, známý také jako systém RMS, může vše mnohem jednodušší. Tento druh softwaru vám umožňuje ukládat, vyhledávat a používat oficiální záznamy jako důkaz transakcí, plateb a jiných obchodních operací. Nejnovější programy pro správu dokumentů a záznamů mají pokročilé funkce, jako jsou vyhledávací nástroje, funkce skenování, nástroje pro uchování a klasifikaci, funkce sledování shody a další.
Správa záznamů nejen, že vaše soubory budou k dispozici vždy, když je budete potřebovat, ale může také zlepšit pracovní tok a produktivitu ve vaší organizaci. Zaměstnanci budou schopni rychle načíst data, zpracovat informace, identifikovat vlastníka každé řady záznamů a odstranit redundantní data.
Software pro správu záznamů z cloudu
Díky systému správy záznamů založenému na cloudu máte všechny své dokumenty na jednom místě. Toto digitální řešení pro ukládání dat funguje jako sklad pro soubory ve vaší organizaci a umožňuje vám je kdykoli a kdekoli přistupovat. Je to obzvláště užitečné pro firmy se vzdálenými týmy, stejně jako pro firmy s kancelářemi na více místech.
Tento typ softwaru RMS udržuje vaše soubory v bezpečí a eliminuje potřebu dalších programů pro provádění běžných záloh. Dále umožňuje uživatelům přiřadit specifické soubory ostatním členům týmu a odesílat oznámení v reálném čase, než odesílat e-maily tam a zpět. Vzhledem k tomu, že data jsou uložena na hostitelských serverech, je méně citlivá na kybernetické útoky.
Software pro správu podnikových záznamů
Velké organizace obvykle zvolí software pro správu podnikových záznamů. Tyto programy mají pokročilé funkce a mohou ukládat, organizovat a zpracovávat velké množství dat. S podnikovým systémem RMS vám usnadní správu fyzických a digitálních záznamů, sledování stavu a umístění jednotlivých souborů a přenos dat ze starších systémů na nejnovější software.
Chcete-li dosáhnout nejlepších výsledků, vyberte program se zabezpečenými ovládacími prvky pro uživatele, indexování dat v reálném čase a mechanismy řízení likvidace. Spolehlivý podnikový systém RMS umožňuje umístit podržené záznamy, provádět fulltextové vyhledávání a importovat fyzické a digitální záznamy v libovolném formátu z libovolného zdroje. Tyto funkce mohou zefektivnit obchodní operace a vést k lepšímu rozhodování.
Tyto typy softwaru pro správu záznamů lze dále rozdělit do několika dalších kategorií. Systémy pro správu obsahu, systémy pro správu dokumentů a digitální zobrazovací systémy jsou jen málo. Která volba závisí na potřebách a rozpočtu vaší společnosti.
