Systémy archivace lékařských záznamů umožňují poskytovatelům bezpečně ukládat informace a efektivně je načítat. Systémy archivace také chrání data identifikovatelná pacientem. Typ zdravotního informačního systému, který poskytovatel často používá, závisí na typu zařízení, jeho velikosti, počtu pacientů, kterým se léčí, a na tom, jaký objem záznamů uchovává. Menší zařízení poskytující specializovanou péči pro méně pacientů si mohou vybrat papírové záznamy, zatímco větší organizace s více odděleními a místy mohou používat elektronické záznamy. Někteří poskytovatelé péče používají hybrid papírových a elektronických lékařských záznamů.
Zdravotní záznamy: dobré pro pacienta a poskytovatele
Lékařské záznamy podporují kvalitu péče o pacienty a pomáhají zajistit, aby ti, kteří poskytují péči, byli řádně placeni. Dokumentováním příznaků, diagnóz a léčby mohou poskytovatelé využívat lékařské historie, aby pomohli pacientům zůstat zdraví a lépe se zotavili z nemoci. Mohou také platit rychleji, protože pojišťovny často vyžadují důkaz o kvalitní péči.
Normy týkající se přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA) pomáhají chránit vaše soukromí tím, že poskytují pokyny pro to, co, kdy a jak mohou být informace o vaší péči sdíleny. Všichni lékaři jsou povinni dodržovat tyto normy bez ohledu na to, jaký typ systému podávání používají. Abyste mohli sdílet určité informace, musí obdržet váš písemný souhlas a podepsaný formulář pro uvolnění. Například váš vedlejší soused nemůže kontaktovat svého lékaře a zjistit, jestli jste pacient, natož proč jste viděli lékaře. Dokonce i váš manžel potřebuje podepsaný formulář pro uvolnění, aby mohl mluvit se svým lékařem. Pojišťovny mají přístup k omezeným informacím, jako jsou fakturační kódy pojištění, ale nemají žádné další informace o vaší péči.
Papírové systémy: Organizované abecedně nebo číselně
Systémy archivace papírových lékařských záznamů zaujímají spoustu místa. Police, skříně a zásuvky s barevně kódovanými složkami jsou samozřejmostí.
Tyto typy systémů se liší v závislosti na množství lineárních centimetrů, které jsou k dispozici pro uložení záznamů a jak jsou organizovány záznamy. Záznamy jsou běžně uspořádány abecedně nebo číselně.
Číselné systémy archivace zahrnují následující.
- Přímé nebo po sobě jdoucí podání: Lékařské záznamy jsou uloženy v chronologickém pořadí podle čísla pacienta (tj. Data v záznamu datum-měsíc-rok).
- Uložení čísel terminálu: Také známý jako reverzní číselný systém podávání, je to opak pravé číselné v tom, že záznamy jsou seřazeny podle poslední číslice (tj. Roku v záznamu datum-měsíc-rok).
Papírové složky jsou obvykle uloženy za zamčenými dveřmi a v uzavřených zásuvkách. Pracovníci úřadu sledují žádosti o záznamy a umístění záznamů, například prostřednictvím systému odhlášení, který vyžaduje, aby někdo podepisoval záznam. Jedině dohlížitelé mají podle potřeby přístup k záznamům po hodinách.
Elektronický archivační systém: Snadnější sdílení
Elektronický zdravotní záznam je digitální verze papírového grafu, který obsahuje historii pacienta v rámci jediné praxe. Poskytovatel používá EMR k identifikaci pacientů pro preventivní návštěvy a screeningy, sledování zdraví pacientů, sledování údajů a zlepšení kvality péče.
Pomocí nástroje EMR může uživatel přistupovat pouze k potřebným informacím potřebným pro záznam. Například, pokud uživatel nemusí vidět celou historii pacienta, systém umožňuje přístup pouze k informacím, které potřebují k výkonu své práce. Systémy EMR používají bezpečnostní opatření, která zabraňují neoprávněným uživatelům přístup k chráněným zdravotním informacím, jako je například lékařská historie. To pomáhá zajistit dodržování norem HIPAA a současně umožňuje snadný přístup ke schváleným stranám.
Robustní elektronické zdravotní záznamy zahrnují také administrativní a fakturační údaje. EMR mohou být sdíleny mezi postupy pro zlepšení kvality péče, ale sdílení záznamů mezi poskytovateli a zařízeními musí být stále provedeno v souladu s předpisy HIPAA. Hlavní dodavatelé softwaru, jako jsou Cerner, Epic, McKesson a Meditech, poskytují systémy archivace, které umožňují uživatelům přístup k informacím pro jednotlivé pacienty tím, že je vyhledávají jménem. Elektronické systémy archivování také umožňují uživatelům prohlížet si informace o skupinách pacientů, například hledáním sdílených demografických údajů nebo zdravotní historií, aby mohli zlepšit zdraví komunit - například tím, že zjistí, kdo má být očkován.
Hybridní systémy: Kombinace elektronických a papírových záznamů
Některé lékařské postupy používají elektronické záznamy a papírové záznamy. Mohou tisknout digitální informace, skenovat záznamy o papíru a získat přístup k informacím z jakéhokoli typu systému tak, aby jejich elektronické a papírové systémy byly kompatibilní.
Například některé postupy používající EMR aktualizují své soubory skenováním informací o papíru. Nebo budou tisknout informace z elektronického záznamu tak, aby poskytovatel péče mohl mít na papíře při léčbě pacienta.
Politiky a postupy zařízení by měly určit, které části záznamu budou založeny na papíře a které části budou uloženy elektronicky. Všechny nové záznamy jsou uloženy ve vhodném formátu. Je-li část záznamu založená na papíře, měla by odkazovat na umístění elektronické části.
