Pomalé naplnění objednávky může snížit kvalitu zákaznických služeb, které může vaše společnost poskytnout. Nižší kvalita služeb zákazníkům nakonec ovlivní finanční zdola vašeho podnikání. Získání schválení pro objednávky, které byly zpracovány co nejrychleji a nejúčinněji, znamená, že vaše společnost bude mít potřebné zásoby, aby se věci udržely včas. Použití e-mailového klienta Microsoft Outlook k zaslání žádostí o schválení objednávky můžete pomoci zefektivnit proces objednávání spotřebního materiálu nebo velkoobchodního zboží a současně zajistit, že budete dodržovat správné nákupní postupy.
Připravte si objednávku
Přejděte na stránku šablon "Koupit a prodávat objednávku" aplikace Microsoft Office a vyberte šablonu. Ujistěte se, že šablonu můžete otevřít, upravit a uložit v programu v počítači. Vytvořte šablony pomocí aplikací Microsoft Excel, Microsoft Word nebo jiného příslušného programu.
Po kliknutí na tlačítko "Stáhnout" pro vybranou šablonu vyberte "Otevřít" a otevřete šablonu v určeném programu. Upravte šablonu tak, aby vyhovovala vašim potřebám a uložte ji do počítače.
Vytvořte a uložte vlastní přizpůsobenou šablonu, pokud se vám nelíbí žádná šablona, která je k dispozici u společnosti Microsoft. V případě potřeby můžete použít šablony společnosti Microsoft jako vodítko.
Vytvoření nového dokumentu založeného na šabloně pomocí nabídky programu. Použití zástupce neposkytuje přístup k šablonám. Vyplňte dokument a uložte jej do počítače.
Použijte finanční program k odeslání nákupní objednávky, pokud jste tak vytvořili své objednávky. Některé finanční programy, jako je QuickBooks, mají integraci s aplikací Microsoft Outlook, takže můžete odeslat nákupní objednávku ke schválení přímo z programu.
Export objednávek z finančního softwaru bez integrace aplikace Microsoft Outlook pomocí tabulkového nebo slovního formátu, pokud je to možné. Pokud to není možné, vytiskněte dokončenou objednávku jako dokument PDF a uložte ji do počítače.
Odeslání objednávky
Otevřete aplikaci Microsoft Outlook a klepnutím na tlačítko "Nové" v levém horním rohu otevřete novou zprávu.
Přejděte na kartu "Vložit". Klikněte na možnost Připojit soubor a přejděte k objednávce a vyberte ji. Klepnutím na tlačítko "Vložit" jej připojte k e-mailu.
Nastavte velikost písma na 14 a barvu písma na černou. Zadejte "Zkontroloval jsem a schválil přiloženou objednávku:" Spusťte nový řádek.
Nastavte velikost písma na 11 a barvu písma na šedou. Zadejte "Zkontrolujte přiloženou objednávku a odpovězte na tento e-mail. Zadejte příkaz "Y- Your Name" pro schválení nákupní objednávky nebo "N- Vaše jméno" pro odmítnutí nákupní objednávky. Poznámka: Odpověď musí pocházet z e-mailového účtu, na který byl odeslán.
Přeskočte čtyři řádky a nastavte velikost písma na 14 a barvu písma na černou. Typ " Nemám oprávnění schvalovat tuto objednávku." Spusťte nový řádek.
Nastavte velikost písma na 11 a barvu písma na šedou. Zadejte "Odpovědět odesílateli. Umístěte X do výše uvedeného pole, pokud nejste oprávněni k schvalování této objednávky a pokud víte, kdo je, uveďte název například X - Bill Smith."
Tipy
-
Vytiskněte kopii schválené e-mailové adresy nákupní objednávky a přiložte ji na fakturu k nákupu, abyste dokumentovali, že nákup byl povolen.
Varování
Získání fyzického podpisu je bezpečnější než schválení e-mailu, protože někdo jiný může získat přístup k e-mailovému účtu osoby, pokud je podepsán celý den.
