Formální obchodní dopisy vyžadují specifický protokol bez ohledu na to, co má záměr dopisu. Ve většině případů by obchodní dopis měl být stručný a stručný, obvykle se hodí na jednu stránku. Zatímco byste měli používat jasný, formální styl psaní, existuje několik případů, ve kterých použití zkratek je vhodné pro úsporu prostoru i času.
Předpony a čestné uznání
Oba předčíslí a čestné znaky se očekávají v pozdravě a jinde v písmenu zkráceny. Například obchodní dopis by začal s "Drahý pan Johns", ne "Milý pán Johns". Množství všech předpon a honorificů je také zkráceno, například "Messrs" pro více příjemců a "Mses" pro více příjemců.
Názvy společností
Jak hlavičkový papír, tak i "vnitřní adresa" obsahují názvy společností - od odesílatele a adresáře příjemce. Nemusí být vhodné zkrátit jakoukoli část názvu společnosti, pokud není název společnosti registrován zkratkou. Pokud je společnost registrována například jako "Motts, Inc.", můžete použít "Inc." ve vnitřní adrese bez vykreslení "Incorporated". Stejně tak nenahrazujte "a" pro "a", pokud není součástí názvu společnosti.
Adresy
Na rozdíl od přední části obálky by měl být stát popsán, když je součástí vašeho hlavičkového papíru, záhlaví nebo vnitřní adresy. Například pokud je společnost příjemce v Seattlu, vnitřní adresa by se přečetla "Seattle, Washington 98101."
Běžně používané zkratky
Postskript, který je dodatečným prohlášením po uzavření dopisu, je vždy vyjádřen zkratkou "P.S." Pokud obsahujete další dokumenty spolu s Vaším dopisem, je přijatelné je označit buď napsáním "Přílohy", následovaným počtem dokumentů nebo zkrácením "Enc." pod podpisem. RSVP je přijatelná zkratka, když požadujete, aby příjemce odpověděl na váš dopis.
Témata a typisté
Předmět obchodního dopisu může být uveden pod datem se zkratkou "Re" pro "Co se týče", po níž následuje krátké prohlášení o tématu. Pokud je dopis podepsán jménem někoho jiného, zkratka "p.p." může být použit. Například pokud tajemník zapíše dopis jménem svého zaměstnavatele, může písař podepsat dopis a doprovázet její podpis "p.p." a přidejte jméno jejího zaměstnavatele pod ním. "P.p." znamená latinský výraz "per procurationem". Zkratka "cc" tradičně znamená "carbon copy", ale může také znamenat "zdvořilostní kopii". V obou případech to znamená, že byly odeslány více kopií dopisu a jmenují lidi, kterým byly tyto kopie odeslány.
