Zadávání dat je možná jedním z nejdůležitějších aspektů úspěchu společnosti. Při správném přidávání údajů mohou šířené informace pomáhat manažerům plánovat dopředu, stanovovat cíle a napomáhat odstranění nedostatků. Když jsou informace vloženy do počítačového systému s chybami, závěry jsou zkreslené a nepřesné, lepší nebo horší. Přesnost a efektivnost, které operátoři zadávání dat zadávají informace, je proto nesmírně důležitá.
Počáteční vstup
Operátoři zadávání dat zpočátku zadávají data do systémů, které představují buď obchodní cíle nebo informace. Někdy jsou tyto údaje relevantní, ale často se časem rozpadají. Z tohoto důvodu musí odborníci na zadávání údajů zadávat nové informace na základě otáček. Pokud jsou počáteční informace nesprávné, společnost může mít dvojí vstupy, které vytvářejí více práce, než je nutné. Když k tomu dojde, administrátoři možná budou muset ručně vyčistit a odstranit zastaralé a nepřesné informace. Pokud je počáteční informace přesná, operátor zadávání dat potřebuje pouze k vložení nových dat k vytvoření aktualizace.
Validace vstupu dat
Některé podniky používají programy pro validaci dat, které snižují šance na zadání nesprávných dat do systému. Zpočátku to trvá déle než ty systémy, které nekontrolují dvojí nebo trojitou kontrolu. Z dlouhodobého hlediska však mohou validační programy ušetřit cenný čas a peníze podniku tím, že sníží potřebu vrátit se k starým záznamům a opravit chyby v minulosti. V ověřovacím programu musí operátor zadávání dat ověřit informace zadané více než jednou před přijetím. Některé programy umožňují pouze číselné položky do určitých polí formuláře a naopak.
Softwarové programy
Ne všechny problémy s přesností zadávání dat jsou vytvořeny lidmi. Levné a neúčinné programy pro validaci dat mohou mít chyby, nedostatky v programování a další problémy. Větší organizace vyžadují přesnější a přesnější programy ukládání dat, zatímco menší společnosti nemusí tyto přísné požadavky potřebovat. Rozhodujícím faktorem je, jak levný nebo drahý balík datových kontrol ovlivňuje konečný výsledek společnosti. Zda program ztratí několik znaků nebo nesprávně interpretuje desetinnou čárku může být rozdíl mezi několika penny a tisíce dolarů ztracených.
Zvýšení hodnoty
Pokud nesprávná data zůstávají v databázi společnosti, mohou negativně ovlivnit její plnou hodnotu. Zastaralé informace, jako jsou zastaralé oznámení o pronájmu v minulosti nebo staré hodnocení, které nebyly aktualizovány, mohou mít za to, že společnost vypadá méně ziskově než skutečně. To může mít negativní dopad na schopnost majitele podniku získat finanční prostředky v budoucnu, získat více informací nebo prodat později. Vedení přesných záznamů a jejich aktualizace na denní bázi je nezbytnou podmínkou pro udržení a zvýšení hodnoty společnosti.
