Faktura je komunikační nástroj, který svým zákazníkům informuje, co jste jim poskytli, kolik stojí a jak by měli platit. Faktury mohou být stejně jednoduché jako ručně psaný list s několika zápisy nebo mohou být sofistikované, profesionálně navržené počítačové dokumenty. Jasné a informativní faktury dávají vaší společnosti důvěryhodnost svým zákazníkům. Také vám pomohou dostat splacené dřív, než později tím, že umožníte svým zákazníkům vědět, kdy očekáváte, že jim půjde.
Čísla faktur
Faktury jsou zapsány v následující objednávce a číslo faktury vám pomůže najít nebo odkazovat na konkrétní fakturu v pořadí. Pokud vaše faktury nejsou počítačové, vložte je v pořadí, v jakém jste je vystavili, abyste mohli snadno najít fakturu, kterou potřebujete. Pokud kupujete faktury, které vyplníte ručně, přicházejí s předtištěnými čísly a faktury budou svázány dohromady, takže nemusíte dělat žádnou další práci, abyste je udrželi v pořádku. Pokud vytváříte počítačové faktury s využitím softwaru, jako jsou QuickBooks nebo Square, program vám udělá práci a vydá vaše faktury v pořádku.
Pokud se budete muset vrátit k fakturě, například pokud má zákazník otázku ohledně platby, nebo pokud jste obdrželi šek a chcete fakturu označit za zaplacenou, jednoduše ji vyhledávejte podle čísla faktury. Můžete zahájit sadu faktur s libovolným číslem, které si vyberete, a to i v případě, že píšete svou první fakturu, můžete jí dát vyšší číslo, aby se vaše společnost zdála více založená.
Co by mělo být na faktuře?
Vedle čísla faktury by měla faktura obsahovat vše, co potřebujete, abyste mohli zákazníkovi poskytnout potřebné informace, abyste mohli zaplatit. Vedle oznámení o splatné částce je faktura také užitečným referenčním nástrojem pro zákazníky, kteří potřebují vědět, co obdrželi a v jakém množství. Uveďte na faktuře:
- Jméno, adresa, telefonní číslo a e-mail vaší společnosti.
- Datum vystavení faktury nebo datum dodání zboží. Použijte jeden datovací systém nebo druhý, ale buďte konzistentní.
- Jméno a fakturační adresa zákazníka.
- Odeslání adresy zákazníka.
- Množství objednané položky, jméno nebo číslo inventáře každé objednané položky, jednotková cena každé objednané položky a celková cena každé položky vypočtené vynásobením množství za jednotkovou cenu.
- Celková částka splatná za všechny položky na faktuře.
- Splatná daň z prodeje, je-li to možné.
- Platební podmínky, jako je dobírka nebo čistá částka 15 (15 dní k zaplacení).
Použití faktur pro rychlé platby
Trocha myšlení a péče při vytváření faktur vám pomůže rychleji a důsledněji platit. Čím dříve zasíláte fakturu, tím dříve zákazník zjistí, kolik bude platit a kdy bude splatná platba. Přestože platební podmínky, jako je doba mezi doručením a platbou, jsou zpravidla sjednány předem, může být užitečné upozornění uvádět tyto výrazy jasně a viditelně na faktuře. Pokud je váš zákazník za platbu za předchozí faktury, včetně celkové částky splatné na aktuální faktuře, může urychlit platbu tím, že ušetří zákazníka krok hledáním předchozích zůstatků.
