Některé firmy mohou úspěšně fungovat pouze na hotovostní bázi, ale tento model je docela těžké udržet, jakmile se dostanete kolem módy a popové scény. Je obzvláště obtížné, pokud prodáváte jiným podnikům, které často neočekávají, že budou předem platit za své nákupy. Namísto toho vytvoříte fakturu za váš produkt, kterou zákazník později zaplatí. Během doby mezi vydáním faktury a vyplacením faktury je pro účetní účely popsána jako otevřená faktura.
Definice dodavatele faktury
Faktura je v podstatě dohoda mezi prodejcem a zákazníkem.Prodejce souhlasí s předáním produktu nebo služby v předstihu a zákazník souhlasí s tím, že za produkt nebo službu zaplatí podle podmínek faktury. Tyto podmínky zahrnují určitý den, kdy je splatná platba, a většina faktur zahrnuje sankci za platby splatné v minulosti. Někteří prodejci nabízejí mrkev stejně jako hůl, poskytující podobnou slevu na zálohu. Ať tak či onak, prodejce v podstatě rozšiřuje úvěr na zákazníka a očekává, že bude zaplacen - alespoň většinu času - včas.
Splatné účty, pohledávky
Zákazník i prodejce musejí v rozvaze vykazovat otevřenou fakturu. Pro prodejce je to aktuální aktivum. Jsou to peníze, které lze odůvodněně započítat k úhradě nadcházejících závazků, jako jsou leasingové splátky nebo faktury za suroviny. Pro zákazníka je to běžný závazek. Zobrazí se na vaší rozvaze oproti vašim běžným aktivům, mezi něž patří vaše hotovostní rezervy a aktuální peněžní tok, jakož i vaše vlastní pohledávky. V obou případech zůstane v tomto místě až do uzavření faktury.
Uzavřená definice faktury
Faktura zůstává otevřená, dokud zákazník neposkytne a dodavatel neobdrží platbu v plné výši. Na konci zákazníka je platba zaúčtována jako kredit na účet, který má být splatný, v ideálním případě citovat číslo faktury a případně identifikovat dodavatele. To poskytuje audit trail v případě, že by měl být problém s fakturou nebo její platbou. Na konci prodejce je platba zaznamenána jako dobropis v evidenci pohledávek, která je identifikována číslem faktury a v ideálním případě číslo zákazníka. V obou případech, s platbou v plné výši, aby odpovídala správné částce faktury - odečtením jakékoli vhodné slevy nebo přidáním příslušného úrokového poplatku - faktura může být nyní uzavřena.
Částečné platby komplikují věci
Je relativně jednoduché sledovat otevřenou fakturu a měnit ji na uzavřenou fakturu, pokud je zúčtována s jednou platbou v plné výši. Je to trochu komplikovanější, pokud provedete nebo obdržíte částečné platby na stejné faktuře za určité časové období. Základní proces účtování na účty splatné k účtům, pokud jste zákazníkem, nebo kniha pohledávek, pokud jste prodejcem, zůstává stejná. Obtíž spočívá v tom, že se ujistíte, že kumulativní celkový počet plateb je správný, jakmile vypočítete případné úrokové pokuty, a že jsou přiřazeny ke správné faktuře. Některé služby a softwarové produkty třetích stran, například vhodně pojmenované OpenInvoice.com, tento proces automatizují a zefektivňují.
Možnost výběru faktury
Není neobvyklé, že podniky, které mají spoustu otevřených faktur, mají při čekání na zaplacení těchto faktur dočasné problémy s peněžním tokem. V takových situacích se některé firmy rozhodnou pro možnost nazývané fakturační diskontování. Třetí strana předává peníze prodejci za nevyplacenou fakturu výměnou za procento, jakmile je faktura vybírána. Odpovědnost za výběr platby zůstává u prodejce. To může být užitečný nástroj v době, kdy to potřebujete, ale do vašich okrajů se sníží, takže budete chtít pečlivě zvážit vaše krátkodobé potřeby proti dlouhodobé ziskovosti.
