Jednotlivé důvody (SSJ) vyžadují většinu institucí, kde nákupní položky (dodávky, vybavení, služby apod.) Přes určitou peněžní prahovou hodnotu vyžadují více faktorové vysvětlení, proč uvedené položky mohou pocházet pouze z jednoho zdroje. Mnozí považují psaní SSJ za těžkopádné a nerozumí tomu, proč je vysvětlení, že se jedná o předmět, který chtějí koupit, dostatečným ospravedlněním. Oddělení nákupu však musí mít oprávněné důvody, proč tyto položky nelze obstarat prostřednictvím úplné a otevřené soutěže, na kterou může dodavatel nabízet smlouvu. Zatímco většina institucí má vlastní šablony pro žádost o vhodný SSJ, v tomto článku jsou popsány základní kroky dědictví při odůvodňování všech takových požadavků na nákup.
Název dokumentu pro zpracování textu jako jediného zdroje Odůvodnění pro konkrétní číslo objednávky, pokud je to možné, a uveďte všechna čísla institucionálních zásad o tom, proč je pro tento požadavek požadován jediný zdroj.
Popište konkrétní použití položky. Uveďte konkrétně, k čemu bude daná položka a co udělá. Zahrnujte zde čísla a názvy projektů, které daný materiál podpoří.
Uveďte rozlišovací charakteristiky položky a proč je to jediná, která splní požadavky. To může zahrnovat přidání do stávajícího systému nebo nahrazení stávajícího systému. V závislosti na situaci se zde mohou vztahovat autorská práva a ochranné známky.
Vysvětlete, co by se stalo, kdybyste místo toho získali jinou, nerovnou položku. Zahrňte veškeré zpoždění výcviku, změnu standardních provozních postupů apod., Které by stálo instituci čas, finanční prostředky a celkové dokončení projektů.
Představte si provedenou práci, abyste zjistili, jaké další, podobné položky nabízejí ostatní dodavatelé a proč tyto položky nesplňují požadavky uvedené v předchozích krocích. Může být nutné explicitně zahrnout: názvy společností, kontaktní informace a v některých případech i platné citace.
Zahrnout jméno, titul a kontaktní informace primárního kontaktu pro SSJ (toto nemusí být osoba, která jej napsala) a zahrnout kopii spolu s objednávkou.
Tipy
-
Vždy dodržujte doporučenou institucionální šablonu pro SSJ, pokud je k dispozici, neboť to je jistě požární způsob, jak dostat jeden schválený. Mluvte s ostatními, kteří napsali SSJ, a požádejte o jejich příklady úspěšných podání. Stejně tak, jakmile úspěšně předložíte, uchovejte tento dokument na bezpečném místě a založte všechny budoucí na něm. Je zjevně důležité poskytnout co nejvíce informací o požadovaných položkách; tím méně času, který musí kupující přijít zpět a položit otázky původci SSJ, tím méně času potřebného k získání položek.
Varování
Proces nákupu se stává stále přísnější a SSJ se stávají složitějšími a zatěžujícími. Vezměte tento proces vážně a ukažte si procedury a doufám, že to bude nejlepší.
