Jízda na stádě ve vašem inventáři je jednou z nejnáročnějších věcí, jak provozovat firmu. Z provozní stránky věcí budete vždy chtít vědět, kolik produktů je k prodeji a kdy získat další. Vaši účetní budou potřebovat také přesné zásoby, aby mohli knihy udržet v pořádku a poskytnout vám informace, které potřebujete pro obchodní rozhodnutí. Ve většině případů, ale ne všech, budete pravděpodobně chtít to udělat prostřednictvím věčného inventarizačního systému.
Periodický inventární systém
Existují dva způsoby, jak zvládnout kontrolu inventáře. Jeden je prostřednictvím toho, co se říká periodický inventarizační systém, což znamená, že na konci daného období - měsíc, čtvrtina, rok nebo cokoliv, co ve vaší situaci funguje - zavřete dveře a fyzicky počítat, co máte k dispozici.. Pro účetní účely budete volat tento závěrečný inventář pro vaše období. Váš předchozí inventář byl počátečním inventářem pro toto období. Přidáte všechny nákupy do počátečního inventáře, odečtete všechny prodeje a v ideálním světě, výsledek bude vypadat velmi podobně jako váš uzavírací inventář. Samozřejmě, že nežijeme v ideálním světě a v praxi čím déle dojde mezi zásobami, tím více nesrovnalostí se vplouvá. Podle pravidelného inventarizačního systému je množství zásob pouze přesné okamžitě poté, co je započítáno, což je hlavní nepohodlí.
Věčný inventární systém
Systém věčného inventáře vyžaduje mnohem více nastavení, ale jakmile je na místě, je mnohem jednodušší pracovat. Každý kus inventáře, který vlastníte, je vložen do vašeho počítačového systému, jak je zakoupen. Když se dostane z inventáře, když je prodáno nebo vyčerpáno, automaticky se odečte z inventáře v inventáři ve vašem počítačovém systému. Pokud se váš obchodní model točí kolem toho, co víte, co máte a kdy budete muset objednat více, což se týká téměř všech obchodů, používání metody věčného inventáře nabízí mnoho výhod.
Periodická versus věčný inventář
Který přístup budete chtít spravovat svůj inventář, závisí na vaší situaci. Pokud jste spokojeni s tím, že pracujete na základě "maminky a popu", protože udržujete svoji firmu malou a váš inventář je nízký, pravidelný systém inventáře může být vše, co potřebujete. Nastavení je minimální a inventář můžete počítat tak často, jak si myslíte, že je to nutné. Pokud vaše plány pro vaši společnost zahrnují spoustu růstu, budete chtít zavést metodu věčného inventáře při nejbližší příležitosti, ideálně od prvního dne.
Nevýhodou je, že metoda trvalého inventáře je komplikovaná při sestavování a vyžaduje významnou investice do počítačů, softwaru a odborných znalostí. Pokud běžíte s napjatým rozpočtem, což je často u začínajících podnikatelů, může být počáteční investice větší, než můžete pohodlně spravovat. Někdy se budete muset vypořádat s inventářským a účetním systémem, který v krátkodobém horizontu poskytuje základní řízení věčného inventáře, ale může být upgradováno na plnohodnotnější nabídku, protože vaše podnikání a výnosy rostou.
Není to dokonalé
Celý bod věčného inventarizačního systému spočívá v tom, že vždy budete mít přesné, aktuální informace o tom, jaké položky jsou na dosah ruky. To je v zásadě pravda, ale v reálném světě je vždy mezi teorií a praxí rozdíl. Produkt ztratíte k rozbití a krádeži; dodavatelé vám budou fakturovávat nesprávně, obdržíte objednávky, které jsou krátké nebo krátké o několik kusů, prodejní pracovníci budou nepravidelně vyzváněni v prodeji nebo refundaci a tak dále. Dobré postupy výcviku, zabezpečení a manipulace s inventáři vám pomohou udržet to na minimum, ale budete muset každou chvíli skutečně počítat, abyste ověřili čísla, s nimiž pracujete.
Můžete se rozhodnout provést úplný fyzický inventář alespoň jednou za rok, nebo se můžete rozhodnout pro pokračující "počet cyklů". To prostě znamená, že si vyberete určité části inventáře, aby se pravidelně počítaly při hledání nesrovnalostí. Můžete se soustředit jen na položky s nejvyšší hodnotou nebo na nejvyšší objem, neboť je nejpravděpodobnější, že vám způsobí problémy, nebo můžete počítat celý svůj inventář trochu v průběhu roku a upravit inventář, když zjistíte chyby.
Věčný inventář v maloobchodních / velkoobchodních prostředích
Nejlepším případem pro systémy věčného inventáře je maloobchod. Když zákazník přivede výrobek na pult, zazvoní ho nějakou formou skeneru, případně ručním zadáním čísla dílu. Skenování je lepší, pokud je to možné, protože snižuje možnost chyb. Jakmile je prodej dokončen, váš systém sníží dostupný inventář po ruce, aby umožnil to, co vychází ze dveří zákazníka.
Pokud jeden z vašich dalších prodejců vyhledá tento produkt z počítače v jiném oddělení, bude nově revidovaný celkový údaj, který se zobrazí na obrazovce. Váš systém vás také může vyzvat, abyste si objednali více, když se vaše spotřební zásoby snížily, nebo dokonce umístit objednávku automaticky. Nejlepší systémy sledují slevy vašich dodavatelů a minimální objednávky, takže je můžete nastavit tak, aby si objednali 950 kusů, pokud je na 1,000 sleva. Velkoobchodníci pracují stejným způsobem, s výjimkou, že nakupují od výrobců a distributorů a prodávají maloobchodníkům.
Věčný inventář v výrobních / výrobních prostředích
Pokud jste v podnikání vyrábět výrobky, spíše než jen je prodávat, budete používat věčný inventární systém trochu jinak. V tomto případě jsou položky ve vašem inventáři suroviny nebo podsestavy a nakonec se stanou hotovými výrobky. Budete také muset sledovat své suroviny, když jsou na své cestě k tomu, aby se staly hotovými výrobky, které mohou trvat necelou až dvě, nebo až několik let v závislosti na produktu. V tomto stavu jsou považováni za pracovní proces. S účinným systémem trvalého inventáře byste nikdy neměli vyčerpávat suroviny a budete vědět, kolik hotových výrobků máte k dispozici k prodeji. A co je ještě důležitější, budete také vědět, jaké jsou vaše výrobní náklady, a to iv případě, že vaše materiály kolísají v ceně.
LIFO a FIFO účetnictví
Správa fyzického inventáře by se měla vždy ujistit, že nejstarší produkt v regálech bude prodán jako první, a to i v případě, že není zvláště podléhající zkáze. Balení se časem ztrácí, krabice se poškodí a dokonce i ocelové nehty nakonec zkorodují. Pro trvalé účetní účely se však můžete rozhodnout, zda považujete každý kus inventáře za nejstarší nebo za nejstarší. Tyto systémy se nazývají first-in-first-out a last-in-first-out, nebo zkratka FIFO a LIFO.Pokud ceny rostou, nejstarší produkt bude vždy nejlevnější a nejnovější produkt bude vždy nejdražší. Pokud ceny klesají, opak je pravdou. To má některé důležité důsledky pro to, jakým způsobem účtujete o svých nákladech.
LIFO, FIFO a COGS
Předpokládejme, že pro demonstrační účely byla nejstarší položka ve vašem inventáři zakoupena za 85 USD, nejnovější cena za 95 USD a prodává se za 110 USD. Pokud pracujete na základě FIFO, váš zisk činí 110 dolarů minus 85 dolarů nebo 25 dolarů. Pokud pracujete na bázi LIFO, ve stejném prodeji budete mít pouze zisk ve výši 15 USD. Pokud je vaším cílem hlásit nejvyšší možné zisky, možná zapůsobit nebo ovlivnit potenciální investory, může být pro vás výhodné použít metodu FIFO. Chcete-li udržet zaznamenané zisky pod kontrolou, abyste minimalizovali daňový poplatek, metoda LIFO by v tomto hypotetickém případě mohla mít větší smysl. Můžete použít jakoukoli metodu, pokud jste konzistentní. Pokud jde o sledování skutečných nákladů na zboží prodávané v maloobchodě nebo výrobních nákladů ve výrobě, můžete se rozhodnout pro metodu váženého průměru, která sleduje skutečné náklady, jelikož jde nahoru a dolů.
