Podniky, které udržují zásoby, používají inventární systémy k řízení úrovně zásob ve skladu i v závodě. Takové společnosti se musí rozhodnout mezi používáním inventarizačních systémů period a systémy věčného inventáře. U každého z těchto systémů musí společnost dosáhnout fyzické inventury alespoň jednou za rok. Fyzická inventura poskytuje několik výhod pro řízení podniku.
Inventářové systémy
Inventářové systémy splňují potřeby podniku tím, že poskytují informace o množství zásob a hodnotách dolaru. Mnoho inventarizačních systémů poskytuje informace o konkrétním umístění skladu v inventáři ao množství uskladněném v daném místě. Zaměstnanci a správci závodů používají tyto informace k vyhledání konkrétních položek pro zaslání zákazníkům nebo k určení, zda společnost potřebuje přesměrovat určitou položku zásob, protože dostupný inventář se snížil. Inventářové systémy také poskytují účetnímu oddělení informace o celkové hodnotě zásob, kterou vlastní společnost.
Věčný inventář
Trvalý inventarizační systém se aktualizuje pokaždé, když skladiště obdrží zásoby od dodavatelů, stejně jako pokaždé, když sklad skladuje zásoby zákazníkovi. Systém věčného inventáře poskytuje v každém okamžiku vyváženost zásob. Tento zůstatek se neustále aktualizuje. Mnoho společností používá skenery a čárové kódy pro snadné zaznamenávání změn v zůstatcích zásob. Tyto společnosti skenují kusy inventáře při jejich odeslání nebo přijetí, které automaticky aktualizují zůstatek v inventářním systému.
Fyzický inventář
Fyzický inventář se skládá z ručního započtení každé položky inventáře a porovnání s množstvím zaznamenaným v inventářním systému. Některé společnosti oddělují zaměstnance do dvou skupin, přičemž jedna skupina počítá každou položku a druhá skupina uvádí každou položku. To umožňuje společnosti porovnat dva počty s množstvím zaznamenaným v systému a identifikovat případné problémy s inventáři. Počet fyzických inventur umožňuje společnosti správně stanovit množství inventáře, identifikovat potřebné úpravy inventáře a zkoumat odchylky.
Úprava zásob
Někdy společnosti zjišťují nesrovnalosti mezi skutečnými množstvími v inventáři a zaznamenaným inventářem. Když k tomu dojde, společnost zaznamená opravu inventáře, aby opravila zůstatek inventáře v systému. Množství úprav vzniká porovnáním skutečného množství s množstvím systému. Účelem úpravy zásob je zajistit, aby inventární systém byl skutečný inventář vlastněný společností.
Záloha zásob
Po provedení fyzické inventury společnost zkoumá zjištěné množství zjištěné odchylky. Rozdíly obvykle vznikají v důsledku chyby zaměstnanců, krádeže nebo zničení.
