Potřebujete vytvořit výroční zprávu pro vaši organizaci? Nejste si jisti, jak postupovat? Naštěstí můžete přerušit proces vytváření výroční zprávy na malých a snadných krocích. Nejlepší ze všech je, že správa výroční zprávy vás přivede do kontaktu s klíčovými osobami, které rozhodují o vaší organizaci. Můžete sloužit ve významné, vysoce profilové roli, která zvyšuje vaši kariéru a prokazuje vaši hodnotu organizaci. Při vytváření výroční zprávy postupujte podle těchto pokynů.
Začněte s čísly. Téměř všechny výroční zprávy se zaměřují na finanční údaje, a to iv neziskových organizacích. Seznamte se s finančními poradci a / nebo účetními své organizace a přečtěte si finanční výsledky za minulý rok a zjistěte, jaké informace mají být zahrnuty do letošní zprávy. Finanční status vaší organizace pomůže při výběru tématu a vzhledu pro výroční zprávu.
Všimněte si, že přesný obsah finanční zprávy se bude lišit podle velikosti organizace, obchodního modelu a statusu zisk / nezisková organizace. Zkontrolujte, zda finanční a právní poradci potvrdí, který z následujících prvků by měl obsahovat: Výkaz zisku a ztráty --- základní prohlášení o finanční stabilitě organizace. Podrobně popisuje zdroje peněz, výdajů a čistý výnos nebo ztrátu za rok. Rozvaha --- poskytuje celkový pohled na finanční situaci organizace. Obsahuje seznam aktiv i závazků (dlužné částky) organizace. V ziskových organizacích bude účetní závěrka obsahovat výkaz o vlastním kapitálu. To v podstatě znamená číslo hodnoty akcionářů odečtením závazků z aktiv. Výkaz peněžních toků - přehled o tom, jak se peníze přesouvají v organizaci a kolik peněz je na dosah. Rizika - souhrn obchodních rizik, kterým organizace čelí nebo v budoucnu může čelit. Poznámky --- zahrnují vysvětlení účetních postupů organizace, vysvětlují výjimky z obecné účetní praxe a popisují, jak byly finanční informace shromážděny. Veřejně obchodované společnosti musí obsahovat zprávu od vedoucích pracovníků, která potvrzuje, že interní účetní kontroly splňují požadavky zákona Sarbanes-Oxley Act.
Vytvořte rozpočet. Použijte náklady z předcházejícího roku, pokud jsou k dispozici, jako výchozí bod. Dále zvažte své současné potřeby. Zeptejte se, budete vyžadovat profesionální fotografování? Psaní pomoc? Chcete zprávu vytisknout a zaslat poštou a / nebo ji poslat na web? Jakou technickou pomoc budete potřebovat? Kolik bude tisknout a poštovné?
Vyberte tón a téma pro obsah a návrh výroční zprávy. Dokázala organizace dobře? Pak plánujte optimistický tón a jasný, pestrý design. Pokud se organizace potýká s výzvami nebo má za sebou bouřku, má smysl pro nízký klíč a černobílý design větší smysl.
Naplánujte svůj obsah. Zkontrolujte aktivity roku. Přečtěte si nejnovější informační bulletiny, tiskové zprávy a zpravodajství. Jaké byly klíčové úspěchy a milníky? Kdo byli vysoce výkonní a odlišní tvůrci? Využijte své odpovědi k vypracování plánu obsahu pro výroční zprávu.
Začněte nahoře. Začněte výroční zprávu dopisem nebo sloupcem vedoucího organizace (předseda představenstva, prezident nebo výkonný ředitel). Poselství výkonného ředitele by mělo poskytnout přehled o činnostech a úspěších roku. Mělo by také shrnout finanční výkonnost v podobě, kterou může obecný čtenář pochopit.
Dát kredit. Zahrnout uznání vedoucích a klíčových zaměstnanců v neziskových organizacích nebo dárcích a dobrovolnících v neziskových organizacích.
Zkontrolujte svůj plán vedením. Ujistěte se, že jste získali buy-in z rozpočtu, tónu a vzhledu. Především se ujistěte, že prezentace finančních informací se schází s výkonným souhlasem. Nezapomeňte, že před zveřejněním a distribucí bude vedení pravděpodobně chtít podepsat konečný obsah a návrh.
Vytvořte sestavu. Pokud vaše organizace postrádá spisovatele, fotografy a návrháře, možná budete muset udělat práci sami nebo najít dobrovolníky. Marketingové komunikační firmy a profesionální nezávislí pracovníci jsou také zdrojem pomoci. Pokud plánujete vytisknout a zaslat zprávu, obraťte se na nabídky z několika tiskáren a poštovních domů. Mohou také pomoci při navrhování výroční zprávy.
