Dokonce i s telefony a internetem je někdy nutné odeslat starý dopis pro obchodní účely. Aktualizace záznamů firemních účtů s písmenem je účinná, protože dopisy jsou méně pravděpodobné, že budou zapomenuty (jako jsou telefonní hovory) a méně pravděpodobné, že budou ignorovány (například e-maily). Poskytují také praktickou papírovou stopu. Pokud potřebujete aktualizovat své záznamy písmenem, postupujte podle několika tipů, abyste se ujistili, že pokryjete všechny vaše základny.
Položky, které budete potřebovat
-
Počítač
-
Tiskárny
-
Papír
-
Kopírka
-
Obálka
-
Razítko
Adresujte dopis příslušnému oddělení, abyste zajistili, že správní osoba obdrží vaše aktualizované informace. Pokud například změníte číslo šekové nebo debetní karty, adresujte svůj dopis útvaru, který je povinen platit. Pokud měníte svoji adresu, adresujte svůj dopis na "záznamy zákazníků". Pokud si nejste jisti, které oddělení by mělo zpracovat vaši žádost, zavolejte firmu a požádejte ji před zasláním vašeho dopisu nebo se podívejte na informace na internetových stránkách společnosti.
Uveďte datum v horní části dopisu, a to jak pro záznamy společnosti, tak pro vlastní osobní záznamy. Pokud například požadujete zrušení nebo snížení vaší služby k určitému datu a společnost vaše žádost neprovede včas, máte důvody k nezaplacení, protože máte kopii své datované žádosti.
Uveďte číslo svého účtu. To pomůže osobě, která zpracuje vaši žádost, najít váš účet a rychleji splnit požadavek.
Zahrnout staré informace. Pokud například přesouváte nebo měníte své telefonní číslo, uveďte v písmenu "to byla moje stará adresa" nebo "toto bylo moje staré telefonní číslo". Společnost může potřebovat tyto informace k vytažení vašeho účtu za účelem aktualizace vašich záznamů.
Zahrnujte nové informace. Uveďte v písmenu "to je moje nová adresa" nebo "toto je moje nové telefonní číslo." Možná budete chtít, aby vaše aktualizované informace byly vytištěny tučně nebo větším písmem, takže osoba, která zpracovává vaši žádost, bude mít snadné vyhledání informací.
Požádejte o zpětnou korespondenci. Požádejte, abyste vám zaslali dopis, který vás upozorní, že vaše informace byly aktualizovány. Jakmile obdržíte potvrzovací dopis, uchovejte jej na bezpečném místě pro vaše záznamy.
Před odesláním vytvořte kopii dopisu, a to pouze v případě, že jej budete muset znovu poslat nebo později jej později poslat.
