Na mnoha školách učitelé dělají své úmysly pro příští akademický rok známým podáním dopisu o záměru. V tomto dopise učitelé základních škol uvádějí, zda mají v úmyslu vrátit se do školy, a požádat o zaměstnání pro příští školní rok. Aby tyto dopisy účinně sdělily potřebné informace, musí pečlivě formovat tyto korespondence.
Kontaktní informace
V horní části dopisů o záměru by učitelé základních škol měli zahrnovat své kontaktní informace, počínaje jménem a uvedením jejich adresy. Tato část informací by měla být zarovnána doleva a jít přímo na vrchol písmen. To umožňuje snadné třídění dopisů pracovníky lidských zdrojů.
Adresa Příjemce
Přímo pod svými kontaktními údaji by měli základní učitelé uvádět jméno a adresu osob, kterým tyto dopisy zasílají. Tato informace by měla obsahovat úplné jméno jednotlivce, jakož i název a jeho pracovní adresu. Toto by mělo být také zarovnáno doleva.
datum
Datum by mělo jít přímo pod adresou příjemce a sloužit jako razítko druhů s uvedením data odeslání dopisu. Toto je obzvláště důležitá složka dopisu, neboť v mnoha školách mají učitelé omezené okno, ve kterém mohou předkládat své záměrné dopisy.
Oslovení
Písmeno by mělo začít, stejně jako téměř všechny dopisy, s pozdravem. Tento pozdrav by měl mít formální povahu, i když je učitel upřímní s osobou, která obdrží dopis. Pozvánka by měla skončit dvojtečkou.
Řádek tématu
Přímo pod pozvánkou by učitel měl zahrnout tématickou řadu začínající tématem "Téma:", po níž následují termíny "dopis o záměru" nebo jiný výraz označující rok, pro který dávají svůj záměr, jako např. "Záměr pro školu 2011-2012 rok."
Tělo dopisu
Tělo dopisu by nemělo obsahovat žádné odsazení, ale místo toho musí obsahovat odstavce zcela zarovnány doleva. Měl by jasně načrtnout záměr učitele, stejně jako zahrnout veškeré požadavky, které může mít ohledně svého třídního zařazení během následujícího roku.
Uzavření
Písmeno by mělo být uzavřeno vhodným obchodem "Upřímně" nebo podobným koncem. Podpis odesílatele by měl následovat a pod ním, měl by napsat jeho jméno.
