Na návštěvě v průmyslové oblasti je vždy hodně na koni, zvláště pokud spodní linie společnosti závisí na zprávě, kterou budete po návštěvě doručovat firmám. Snadná část vaší práce vám přinese pracovníky rostlin, aby vás přivedli do kanceláří a pracovních oblastí, které budete muset vyhodnotit. Těžká část je jistá, že prohlídka, kterou pořídíte, a prezentace, které vám poskytnou, dokreslují správně body zájmu, které vám jsou pověřeny vyšetřováním a hodnocením. Jakmile dokončíte hodnocení, vypracujte zprávu o návštěvě průmyslu, která shrne vaše zjištění.
Poznejte zákon
Je důležité poznamenat, že zpráva o průmyslových návštěvách nemusí být nutně zákonnou povinností, spíše se skládá z informací, které někteří zaměstnavatelé sestavují dobrovolně, aby zhodnotili programy bezpečnosti a řízení rizik společnosti. To není požadavek Federálního zákona o bezpečnosti a zdraví z povolání z roku 1970, známého jako OSHA. Každý stát má však v rámci OSHA své vlastní požadavky, takže se ujistěte, že znáte pravidla platná pro vaši organizaci. Zpráva o průmyslových návštěvách může pomoci potenciálním pojistitelům předkládat informace o bezpečnosti a řízení rizik a také pomáhá organizaci určit způsoby, jak zlepšit bezpečnostní opatření zaměstnanců.
Buďte pečliví a berte si poznámky
Chcete-li napsat vysoce kvalitní zprávu o návštěvě průmyslu, je důležité použít několik způsobů shromažďování informací: Nainstalujte podložku a pero nebo digitální zařízení a vytvořte si poznámky o tématech, které jste zadali shromáždit. Sledujte pozorování a shromažďujte informace, které jste obdrželi od svého hostitele. Reflektujte svou návštěvu a poznamenejte si na konci pracovního dne. To bude obzvláště důležité pro návštěvy v průmyslových provozech, které trvají několik dní.
Klást otázky
Neváhejte klást otázky a hledat podrobné odpovědi, přetrvávající v případě potřeby pro další informace. Požádejte podpůrné dokumenty a sledujte specifika. Poznamenejte si datum nebo data vaší návštěvy, umístění pobočky a místa, počet zaměstnanců a náměstí budovy. Připojení mapy navštívených oblastí je také užitečné. Berte na vědomí různé oddělení, počet zaměstnanců v každém oddělení a jména těch, s nimiž mluvíte.
Vědět, co má obsahovat
Spusťte zprávu o průmyslové návštěvě uvedením cílů vaší návštěvy a postupujte po ní s pozorováním, zda bylo dosaženo cíle. Zvláštní podrobnosti týkající se cílů jsou rovněž užitečné. Zahrňte co nejvíce podrobností o inspekcích, pracovních a bezpečnostních postupech ao různých dalších prvcích jedinečných pro průmyslové místo, které navštěvujete. Bezpečnostní zařízení na místě a další funkce, které zajišťují bezpečnost zaměstnanců (a případně zákazníků).
Shrnutí dokumentace bezpečnostních opatření
Vaše zpráva by měla obsahovat informace týkající se politik, oddělení a postupů odpovědných za zajištění bezpečnosti. Zkontrolujte a uveďte souhrny bezpečnostních protokolů, které často zahrnují záznamy o údržbě vozidla, ověření testu na drogy a protokoly o bezpečnosti OSHA. Rovněž mohou být zahrnuty informace o odškodnění pracovníků. Je užitečné připravit glosář nebo index, který sleduje přílohy získané během vaší návštěvy, které je třeba sdílet. Také sestavte jednoprocentní shrnutí, které syntetizuje nejdůležitější informace ve vašem přehledu. Umístěte ji na přední stranu prezentačního materiálu tak, aby ti, kteří vyžadují přehled vaší návštěvy, mohli rychle dostat z této stránky to, co potřebují.
Proveďte doporučení
Vaše zpráva by měla zahrnovat závěry a doporučení na základě vašich pozorování během návštěvy. Buďte přímý, objektivní a stručný v jejich vytváření. Použijte diskrétnost, pokud obsahujete citlivé informace, které jste přišli na místo. Vaše doporučení pro posílené bezpečnostní opatření jsou možná jednou z nejdůležitějších částí zprávy. Pokud společnost neposkytuje pravidelné školení o bezpečnosti a aktualizace osvědčených postupů, poznamenejte, jak to může být začleněno do podnikové kultury. Doporučení mohou být jak aktivní, tak i reaktivní, zejména pokud ilustrují, jak by společnost a její zaměstnanci měli reagovat na situaci na pracovišti. Měly by existovat také snahy o připravenost na katastrofy.
Buďte vlastní editorem
Jakmile sestavíte své poznámky a sestavíte zprávu, ujistěte se, že splňuje požadavky stanovené politikou společnosti z hlediska délky a požadovaného obsahu. Pokud se vám to nestalo, usilujte o pětistránkový přehled s podporními přílohami. Ujistěte se, že stránky přehledů jsou očíslovány. Přidávání názvů, odrážek a podpoložky pomáhá organizovat obsah a zvyšovat čitelnost. Zkontrolujte fakta proti vašim poznámkám na místě. Samozřejmě, vždy spusťte kontrolu pravopisu a pak nechte sestavu druhé přečtení, abyste chyběli chyby. A co je nejdůležitější, předložit zprávu o průmyslových podnicích okamžitě.
