Jedním z nejspolehlivějších způsobů, jak zjistit, jak dobře podniká, je použití zprávy o návštěvě. Jsou vaše externí operace tak dobře, jak by měly? Je vaše předškolní zařízení nebo zařízení péče až na kód a připraven k licencování? Při sestavení komplexní zprávy o návštěvě můžete zjistit, zda je splněna řada obchodních cílů. Návštěvy zpráv, někdy nazývané výpisy z cesty, jsou skvělým způsobem, jak zjistit, zda se vaše obchodní standardy provádějí na místě tak, jak jste si naplánovali.
Formátování sestavy
Přehledy návštěv jsou obchodní dokumenty. V závislosti na organizaci nebo průmyslu může být sestava sledována ve formě memoranda nebo obchodní šablony. Obecně zvolte formát pro poznámky, pokud se návštěvní zpráva dostane do skupiny vnitřních členů vedení. Pokud bude zpráva o návštěvě poskytnuta externím zdrojům, vyberte si formálnější šablonu sestavy. Používejte standardní obchodní formátování, které zahrnuje profesionální písma typu Times New Roman nebo Arial. Udržujte 1-palcové okraje.
Uveďte cíle
Vysvětlete důvod návštěvy. Mezi cíle patří četnost návštěvy spolu s hlavními metrikami nebo oblastmi přezkumu. Například návštěva může být první ze čtyř, provedených v průběhu roku, za účelem přezkoumání implementace nových zásad nebo výrobních metrik. Jasně uveďte, co jste při návštěvě hledali, včetně předchozích návštěv, doporučení nebo akčních plánů.
Příklad:
Tato zpráva určuje, zda společnost Plainview School splnila všechny požadavky na poskytování licencí pro péči o děti po ukončení školní docházky.
Diskutujte o zpětné vazbě a klíčových poznatcích
Uvědomte si totožnost klíčových osob, s nimiž se dotazovalo během návštěvy. Návštěvy mohou zahrnovat setkání s klíčovými vedoucími pracovníky v místě, jako jsou například manažeři nebo provozní ředitelé. Je také běžnou praxí setkat se s pracovníky nižší úrovně, kteří jsou lépe obeznámeni s operačními procesy.
Příklad:
Jednotlivci, s nimiž se jednalo, byli Sarah Wintersová, ředitelka školy, školní sestra Emily Thornová, Rick Marden, základní učitelka a Carol Hathaway, výživář a dietetik.
Diskutujte o klíčové odezvě poskytnuté vedením a zaměstnanci. Není nutné citovat respondenty, ale místo toho hledat klíčové poznatky a společné oblasti zájmu. Zahrňte jakékoli standardizované průzkumy, které byly použity, nebo konkrétní sérii otázek položených během návštěvy.
Seznam klíčových poznatků a poznatků
Poznatky vycházejí z toho, co je osobně vidět a nikoli na základě rozhovorů. Návštěvníci mohou například vizuálně poznamenat, že operace má příliš mnoho pracovníků, kteří nejsou zaneprázdněni. Cokoliv od čistoty až po celkovou organizaci podléhá pozorování. Zahrňte tyto informace do přehledu návštěv.
Příklad:
Během návštěvy v polovině dne nabídka obědů zahrnovala výběr zeleniny a ovoce, ale pro ty se speciálními dietními potřebami nebyla nabídnuta žádná alternativa.
Shrnutí závěrů
Určete, zda organizace splňuje cíle na základě poskytnuté zpětné vazby a připomínek. Použijte podrobnosti a vyčíslitelné informace, pokud je to možné, pro podporu závěrů. Například, pokud cílem návštěvy v nové továrně je zjistit, zda bylo v prvním čtvrtletí 60% zaměstnanců, poskytněte skutečné počty lidských zdrojů s obratem, existujícím náborovým úsilím a oddělení, kde existují nedostatky.
Poskytněte budoucí akční plány
Stav, pokud budou plánované budoucí návštěvy, pokud existují, a zda jsou předem stanoveny nebo jsou výsledkem nedávné návštěvy. Například to může být třetí roční návštěva čtvrtletně. Poskytněte doporučení pro zlepšení. Pokud jsou definovány určité akční plány, uveďte je podrobněji. To poskytuje metriku úspěchu pro další návštěvu.
