Obchodní dopis může obsahovat přílohy, které obnovují informace v rámci dopisu, nebo poskytují další podrobnosti pro lepší pochopení. Termín připojování je často zaměnitelný s termínem krytem. Navzdory svým podobnostem nejsou jedna a ta samá věc. Pochopení rozdílů mezi těmito dvěma způsoby a jejich uvedení do obchodních dopisů bude vypadat profesionálně a dokonce vám poskytne konkurenční výhodu.
Tipy
-
Když citujete přílohu nebo přílohu v obchodním dopisu, v závorce si všimněte přiloženého souboru nebo názvu dokumentu.
Příloha proti krytu
Nejprve se ujistěte, že rozumíte rozdílu mezi přílohami a přílohami. Zatímco oba umožňují poskytnout více informací a další zdroje, představují různé věci.
Jak naznačuje jeho název, přílohou je dokument nebo soubor připojený k písmenu. Je považováno za součást tohoto dopisu, protože upozorňuje na klíčové body, nabízí více informací nebo podporuje vaše prohlášení. Když píšete písmeno, podívejte se na připojené dokumenty. Například můžete připojit smlouvu a zmínit ji v dopise spolu s příslušnými informacemi o tom, co to znamená.
Kryty jsou na druhé straně samostatnými dokumenty. Například pokud posíláte obchodní dopis potenciálnímu novému partnerovi, můžete uzavřít brožuru, studii trhu nebo srovnávací tabulku. Není nutné odkazovat na tento dokument v dopise. Výběr je na vás.
Přílohy v textu
Když citujete informace z jiného dokumentu v textu, použijte závorky poštou nebo e-mailovou korespondencí. Všimněte si přiloženého souboru nebo názvu dokumentu v závorce. Za předpokladu, že dopis odkazuje na telefonní stížnost, citace by obsahovala název dokumentu o stížnosti, například: (uzavřeno: Zákaznický servisní věstník, 1. 5. 2017).
Citace v textu přidávají další informace k obsahu dopisu. Citace může odkazovat na data tabulky, přepisy nebo jiné písmena. Použijte snadno čitelné názvy souborů, které popisují dokument. Pokud je dokument vytištěn, označte jej stejným způsobem. Je také přijatelné přidávat přílohy s abecedními písmeny, jako například "Příloha A."
Jak odkazovat na více příloh
Kromě použití citace příloh v textu také připomenete čtenáři přílohy na konci dopisu. Pod podpisovým jménem v levém dolním rohu zadejte příkaz "Přílohy". Nepovinné je uvést jméno všech příloh na konci dopisu, ale je to dobrá praxe, zejména pokud je mnoho z nich. To poskytne příjemci lepší představu o tom, co očekávat a jaké soubory nejvíce potřebuje.
Jak používat skříně
Uzávěry nejsou často uváděny v aktuálním textu, ale toto není tvrdé pravidlo. Pokud jsou přílohy uvedena v obchodním dopisu nebo poznámce, použijte stejnou metodu popsanou pro přílohy. Příklady uzavření zahrnují životopis nebo aplikaci. Tyto soubory jsou označeny na konci písmena pod vytištěným názvem signatáře podél levého dolního okraje.
Použijte "Skříň" pro jednu skříň a "Skříně" pro více než jednu. Je také přijatelné přidat celkový počet zahrnutých položek, jako jsou přílohy: 4. Pokud je dokument citován v dopise, ale není skutečně přiložen, poznamenejte si to jako "bez příloh".
Doporučený formát vlády
Ve vládní korespondenci se někdy dělá rozdíl mezi obchodním dopisem a poznámkou. S písmeny se citace označuje jako "Příloha", zatímco poznámky se obvykle označují jako "přílohy". Tyto dokumenty jsou často uváděny v textu podle přiřazeného abecedního dopisu, například "Příloha A."
Vyplňte seznam všech příloh nebo příloh, a to i tehdy, pokud je k tomu správně potřebná druhá stránka, uvedením "Přílohy: Strana 2." Není-li odkazovaný dokument k dispozici, je to uvedeno zahrnutím "w / o encl." aby přijímající strana věděla, že dokument není k dispozici a není tak uzavřen. Zkontrolujte specifické šablony nebo jednotné pokyny pro formáty u konkrétních vládních entit.
