Psaní obchodních dopisů může být obtížné. Posadíte se, abyste z krátkého dopisu vypnuli výložník, jste pozdraveni přímo v pozdravu. Psaní jedné osobě má dostatek otázek, pokud neznáte jméno nebo pohlaví osoby. Když přidáte několik lidí, otázky se množí. Kolik lidí píšete? Dva, tři nebo dav? Znáte je podle jména? Jsou to vaši blízcí přátelé nebo známí? Naštěstí existují pravidla a pokyny pro všechny tyto situace.
Psaní na dvě nebo tři
Pokud píšete na dvě nebo tři, je to snadná odpověď: Stačí napsat jména. Pokud je znáte dobře a máte jméno, můžete použít své první jména, například "Drahá vůle, Kiersten a Pat."
Pokud je neznáte dobře, nebo si nejste jisti, jestli by jména byla vhodná, použijte více formalit: "Vážený pane družce, paní Thompsonová a paní Crumpová." Obecně se nebudete obtěžovat za to, že jste příliš formální, ale obočí vzrůstá, pokud jste příliš neformální.
Psaní do skupiny
Když píšete více než třem osobám, vypadávání názvů vypadá těžkopádně. Lidé mají pocit, že jsou jen jedním z dlouhých seznamů. Lepší použití skupinového výrazu jako "Drahý tým" nebo "Vážení kolegové". Je divné, že hláskování jmén skupiny může způsobit, že se cítí jako jeden z davu, ale "Drahý tým" jim dává pocit, že patří do skupiny; jsou součástí týmu. "Vážení kolegové," říkáte, že považujete za hodné toho, že jste kolegou, rovným a cenným účastníkem.
Nepoužívejte však "Vážení kolegové", když píšete lidem, kteří jsou před vámi. Z technického hlediska jsou to vaše nadřízené, ne vaši kolegové. Ale pokud jsou v týmu, tak i "Drahý tým" bude fungovat dobře.
Jak jmenovat jména
Napište lidem jména, pokud je to vůbec možné. Například, pokud vám několik lidí o předmětu psalo a chcete si napsat, snažte se najít a používat jména. Pokud žádáte o zaměstnání, nebo jste v jiné situaci, kde chcete někoho zapůsobit, zjistíte, jestli se vám jejich jména projeví, vyděláte v práci i v případě, že jste najati. Znáte někoho ve firmě, který by mohl zjistit jména zaměstnanců lidských zdrojů?
Dalším nápadem je jít na webové stránky organizace a zjistit, zda je uveden ředitel nebo manažer oddělení. Pokud je to jediné jméno, které můžete vidět, můžete tento dopis řešit takto: "Vážený pan Burns a kolegové" nebo "Vážený pan Burns a členové výběrové komise". Pokud nenaleznete konkrétní jména, píše se "Vážení členové výběrové komise", bude to v pořádku. Zatímco byste mohli psát, "Vážení výběrová komise", přidání "členů" to dává zvláštní pozornost. "Členové" uznávají, že je vidíte jako jednotlivce, nejen jako jeden velký anonymní výbor.
Získání pohlaví
S jmény jako John, Maryann, Wayne a Daisy je snadné říct jejich pohlaví. Jiné názvy vás mohou hádat, jako Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew a Alex. Někdy jim jejich pravopis dává pryč. Například Adrian je obvykle muž, zatímco Adrienne je žena. Jména však porušují pravidla pravopisu, takže pokud nevíte, nepředpokládejme.
Pokud někdo, koho víte, může poznat dotyčnou osobu, možná se budete moci dozvědět. Podívejte se také na webové stránky a zjistěte, zda je člověk napsán a je označován jako on nebo ona. Obecné vyhledání jména na internetu by mohlo také poskytnout odpovědi. Pokud vše, co neodpovídá genderové otázce, je přijatelné napsat "Drahý Chris Trainor".
Komu nebo ne
Zatímco "na koho se to může týkat" zní ztuhlý a velmi formální, je to stále přijatý pozdrav, který použijete, když nemáte žádnou stopu, na kterou píšete.
Na druhou stranu, "Vážení", je zastaralá. Je to gramatika, která je zbytkem dny, kdy podniky byly doménou člověka. "Vážené dámy" je dnes nevhodné, když váš dopis mohl být velmi dobře přijat ženou. "Vážení paní nebo paní", přinejmenším uznává, že žena může být jedním z příjemců, ale stále zní staromódní. Za prvé, nikdo není řešen jako pane nebo paní, s výjimkou případu jejich majordom nebo šoférem. Pokud nemáte jména a nemáte ponětí o jejich pohlaví, vyzkoušejte něco jiného, například "Pozdravy" nebo "Dobrý den". Tyto zvuky jsou přátelské a jsou vhodné pro pohlaví.
Způsoby se týkají také e-mailu
Ve všech, ale neformálních případech je přijatelné zaslat dopis elektronické pošty namísto zaslání dopisu. Mnoho pracovních příspěvků naznačuje odpověď na e-mail. E-mail je uvolněnější formou komunikace, ale stejně jako v průvodním dopisu stále platí pravidla gramatiky a etikety. Chyby a nesprávné spisy budou zaznamenány a budete jim souzeni.
Stejné pokyny platí při psaní dvěma nebo třem lidem nebo skupině. Při odesílání e-mailu je však důležité umístit e-mailové adresy do pole "bcc" namísto pole "Komu". Mnoho lidí nechce, aby se jejich e-mailové adresy staly veřejnými znalostmi, zvláště když je tak snadné předat e-mail s kontaktními informacemi všech lidí na dosah. "bcc", což znamená "blind carbon copy", znamená, že vidíte adresu, ale ostatní příjemci ji nemohou.
