Zprávy odůvodnění doporučují změny v obchodních politikách nebo postupech. Poskytují důkazy ospravedlňující postup, který řeší problém nebo zlepšuje výkon, například. Často představují řešení, která mají za následek finanční úspory nebo zisky. Chcete-li vytvořit účinnou zprávu, musíte předložit přesvědčivé argumenty a podpůrné důkazy, které podpoří navrhované změny.
Použijte záhlaví základní poznámky (Do / Od / Datum / Předmět) a vyplňte ji. Zjistěte, kdo si přečte zprávu, kdo ji napsal, a co je obsah předmětu.
Napište úvodní odstavec, který popisuje problém nebo účel vašeho přehledu. Vysvětlete v několika větách, jaké jsou vaše doporučení, a vysvětlete výhody, které přinese.
Napište úvod do vašeho přehledu, který podrobněji popisuje účel a význam vašeho přehledu. Zahrnout relevantní informace o pozadí, které pomohou čtenáři pochopit motivy a odůvodnění vašich doporučení.
Použijte hlavní část své zprávy, abyste vysvětlili, jakým způsobem navrhujete implementaci vašich doporučení. Uveďte konkrétní podrobnosti o nových postupech nebo řešeních a účincích, které budou mít. Vysvětlete, kdo bude zapojen, co budou dělat, co to bude stát a jak dlouho to bude trvat.
Uveďte výzkum nebo metody, které jste následovali, abyste dospěli k vašim závěrům. Zahrnout nevýhody a problémy, které mohou nové postupy vytvářet, stejně jako výhody. Buďte přesní, organizujte svůj materiál logicky a buďte spravedliví; toto přidá sílu vašim argumentům.
Dokončení zprávy o odůvodnění s krátkým shrnutím vašich závěrů a doporučení. Nevkládejte nové informace v této fázi; namísto toho přečtěte hlavní argumenty na podporu vašich doporučení. Pro poznámku napište krátký závěrečný odstavec.
Tipy
-
Zvýrazněte výhody svých doporučení a vysvětlete, jak převažují nevýhody. Udržujte své psaní pozitivní. Vyhněte se slovům, možná a možná. Zajistěte vyváženost vaší zprávy diskutováním alternativních řešení. Umístěte doporučení, které považujete za slibnější. Ujistěte se, jaké kroky byste ve svých doporučeních měli vzít v úvahu. Vyvarujte se obecnosti; buď konkrétní. Uveďte každé doporučení pomocí aktivního slovesa, které vám připomene své návrhy.
