Podniky, které si ponechávají drobné hotovostní platby za malé potřeby na vyžádání, by měly provádět správné testy drobných peněžních auditů, aby zajistily, že zaměstnanci používají drobné hotovostní prostředky z přiměřených důvodů a správně účtují za drobné hotovostní hotovost. Kdykoli je to možné, osoba, která nemá přístup k drobným peněžitým hotovostem, by měla být osoba odpovědná za kontrolu drobných peněz.
Časování auditů
Drobné peněžní audity by měly být prováděny náhodně a bez upozornění ostatním zaměstnancům. Bez náhodných auditů mají zaměstnanci, kteří si "půjčují" z drobných peněz z osobních důvodů, čas na vrácení peněz dříve, než budete auditovat finanční prostředky.
Celkový obsah
Vyrovnávání drobných peněz v krabici nebo zásuvce je prvním krokem v auditu. Celková částka všech drobných peněz a příjmů za drobné peníze, které byly použity k zaplacení, by se měla rovnat celkové částce drobných hotovostních prostředků držených za účelem použití. Například, pokud si ponecháte 500 dolarů v drobných penězích a máte 150 dolarů na příjmy za drobné hotovostní výdaje, měli byste mít 350 dolarů v hotovosti, které zůstanou v zásuvce. Nevykázané peníze nebo příjmy by měly být uvedeny v auditorské zprávě a všichni zaměstnanci, kteří mají přístup k drobným hotovostem, by měli být dotazováni na rozdíl.
Zkontrolujte výpisy
Každé potvrzení by mělo jasně vysvětlit zakoupené položky. Pokud zakoupená zásilka není z samotného potvrzení jasná, musí být položka (y) zaznamenána písemně na potvrzení spolu s vysvětlením potřebným pro daný náklad. Každá koupená položka by měla představovat vhodné využití drobných peněžních prostředků a měla by být schválena manažerem nebo nadřízeným, jak je uvedeno ve vašich firemních zásadách. Jakékoli nevhodné použití drobných peněz, například u osobních věcí, by mělo být uvedeno ve vaší zprávě. Jakékoli využití drobných peněz na pokrytí běžných provozních nákladů by mělo být uvedeno ve vaší zprávě a vysvětleno zaměstnanci, abyste mohli určit, zda by měly být provedeny změny v provozních postupech s cílem pokrýt tyto náklady jiným způsobem.
Zkontrolujte hlavní knihu
Každý malý peněžní výdaj by měl být řádně promítnut do účetní knihy. Zkontrolujte výpisy za vysvětlení výdajů a ověřte, zda byly výdaje zaúčtovány na účet řádné účetní knihy.
Ověřte položky, které jste koupili
Kdykoli je to možné, měli byste požádat o to, aby zboží, které jste si zakoupili s drobnými hotovými penězi, zejména v případě nepotravinářského zboží. Pokud zaměstnanci používali drobné hotovosti k nákupu drobného vybavení nebo jiných nepotravinářských potřeb, měli by mít zaměstnanci možnost ukázat si umístění položky (položek).
