V rámci běžné obchodní činnosti může firma nebo advokátní kancelář posílat stovky dopisů klientům, potenciálním klientům, prodejcům nebo různým vládním agenturám. S časově omezeným termínem pro manažery a profesionály není vždy možné, aby odesílatel osobně podepsal dokument poté, co jej připraví zaměstnanec nebo sekretářka. Z tohoto důvodu existuje obecně přijatá právní smlouva o tom, že třetí strana podepsá podpis.
Jednoduchá korespondence
Je zcela běžné, aby někdo připravil obchodní dopis na krátké pokyny odesílatele. Advokátní kancelář například může posílat více kopií jednoduchého dopisu, například žádosti o volání, mnoha různým klientům. Není-li odesílatel k dispozici k tomu, aby jej osobně podepsal a je nutné, aby byl dopis zaslán poštou, může jménem odesílatele podepsat oprávněný zaměstnanec nebo asistent. Právní úmluva má obsahovat před podpisem zaměstnance iniciály "p.p.", které označují latinskou frázi "per procurationem", což znamená "postarat se o něco". Zpracování korespondence znamená podepsat ji v zastoupení někoho jiného; společnou alternativou používanou pro formální dopisy je použití podpisového razítka.
Metody a postup
Je přijatelné buď psát nebo psát, "p.p." před vlastním podpisem, nad tištěným jménem odesílatele. Nebo můžete umístit jméno odesílatele nad vlastní podpis, který musíte předcházet "p.p." V zájmu konzistence a zabránění případným nedorozuměním stanoví odborná nebo obchodní kancelář standardní postup pro podepisování dopisů jménem jiného.
Plná moc
Zákon také stanoví, že osoba s plnou mocí podepíše jménem někoho jiného. Plná moc umožňuje osobám, které nejsou přítomné nebo neschopné, vykonávat právní nebo finanční činnosti za pomoci důvěryhodného příbuzného nebo právního zástupce. Správnou metodou, pokud máte oprávnění k podpisu prostřednictvím plné moci, je nejprve podepsat jméno ředitele a poté svůj vlastní, před kterým je slovo "od", na straně nebo pod podpisem ředitele, s výrazem "moc z právního zástupce "nebo iniciály, POA po podpisu, například Joe Smith od Mary Jones, plná moc. V některých situacích musí být ke smlouvě připojena notářská a podepsaná forma plné moci, formulář nebo dopis podepsaný.
Rodiče a opatrovníci
Státní zákony obecně stanoví, že nezletilí nemusejí být drženi právně závazných smluv, s některými výjimkami. V situaci, kdy se smlouva týká nezletilé osoby, například otevření bankovního účtu nebo vypracování modelového propuštění fotografa, může být rodič nebo zákonný zástupce povinen podepsat jménem nezletilého. V těchto případech rodič nebo opatrovník sleduje svůj podpis slovy "pro a za jménem", za kterým následuje jméno nezletilého. Dokument může také vyžadovat tištěné nebo podepsané jméno menšiny na samostatném podpisovém řádku.
