Existuje celá řada případů, kdy můžete být požádáni o napsání dopisu jménem někoho jiného. Právníci například dělají to pravidelně. Jiné situace zahrnují psaní pro lidi, kteří nemají dovednosti, aby to udělali sami nebo kteří jsou studenti druhého jazyka a nemohou psát v angličtině. Vaše šéfova nepřítomnost z úřadu může být dalším důvodem, proč vás požádá, abyste napsal dopis jeho jménem. Bez ohledu na to, proč píšete písmeno pro jiné, je formát konzistentní.
Určení obsahu
Mluvte s osobou, kterou hodláte napsat dopis jménem. Vytvořte seznam bodů, které chcete pokrýt, osobu, na kterou se má dopis obrátit, a další podrobnosti, které je třeba uvést. Diskutujte o tématu dopisu, dokud necítíte, že máte dostatek informací o pozadí, abyste jej správně napsali.
Použijte formát Hlavičkový papír a Obchodní dopis
Napište na hlavičkový papír, pokud je to možné, protože dává důvěryhodnost vaší korespondenci. Pokud nemáte hlavičkový papír, zadejte adresu osoby, kterou píšete písmeno do horní části stránky, zadejte místo a zadejte datum. Začněte pozdravem, "Drahý", za kterým následuje jméno, nadpis a čárka. Pokud napíšete například nějakou společnost, přečte si "Vážená paní Briggsová" nebo "předsedovi soudce", pokud jde o soud.
Přijměte blokový formát pro obchodní dopisy. Všechny věty začínají na levé straně stránky; odstavce jsou odděleny liniovým prostorem. Vzdálenost mezi zavíráním je tři až čtyři řádky, které umožňují podpis. Zadejte spíše obchodní dopisy než rukopisy.
Vyhlásit autorství
Prohlašujte, že píšete jménem jiné osoby, je-li to vhodné, například v dopise k soudu. Pokud se jedná o dopis, který vyšel pod jménem druhé osoby, nemusíte říkat, že sama nepsala. V případě fyzického zranění nebo jazykových problémů uveďte důvod: "Píšu jménem Jeremyho Smithera, když si zlomil obě zápěstí lyžování."
Používejte efektivní a snadno srozumitelný jazyk
Dostat se k věci. Písmena - ať už jménem někoho jiného či nikoliv - musí být krátká a stručná. Uveďte důvod, proč píšete, a pak spusťte nový odstavec pro vaše podpůrné nápady. Nezapomeňte změnit odstavce a ponechat místo při změně myšlenek. Napište do jazyka, který je snadno srozumitelný. Nepoužívejte velké slovo, když to udělá malý a udržujte krátké věty. Zaměřte se spíše na jasnost než na snahu zapůsobit na čtenáře svou rozsáhlou slovní zásobou.
Použijte Formální hlas
Udržujte tón podnikání. Vyhněte se květinovým frázím a neváhejte se soustředit na téma, o němž píšete. Nepokládejte svůj názor na toto téma, pokud není pro to dobrý důvod.
Zavřít silný
Shrnutí obsahu dopisu v závěrečném odstavci. Uveďte také akci osoby, kterou píšete písmeno pro přijaté přání. Pokud by mohlo dojít k výměně vadného spotřebiče nebo k žádosti o setkání. Použijte závěrečné "Upřímně" nebo "S pozdravem", abyste zůstali v souladu s obchodním tónem dopisu. Fráze jako například "Talk soon" nebo "Váš přítel" nejsou vhodné. Zadejte a zadejte své jméno, následované slovy "jménem jména osoby, pro kterou píšete."
Posouzení
Nechte svůj dopis po dobu jednoho dne a pak jej upravte. Stejně jako gramatické a pravopisné chyby, sledujte běžně zmatené slova, jako například "prošla a minulá" nebo "ovlivněte a ovlivňujte". Zkontrolujte si to proti svému původnímu seznamu, abyste se ujistili, že jste na nic nezapomněli. Dejte se na místo příjemce dopisu. Přečtěte si to nahlas a posuzujte jej pro tón a obsah. Upravte odpovídající postup. Přečtěte si dopis s osobou, za kterou jste napsali. Ujistěte se, že jste nezapomněli nic, co by chtěla osoba zahrnutá.
