Znalost vašeho publika je klíčem k psaní dopisu představující vaši společnost nebo organizaci. Váš záměr je dalším podstatným faktorem při psaní efektivní obchodní komunikace, která svým čtenářům předává účelu a struktuře vaší organizace. Účel úvodního dopisu se pohybuje v rozmezí od oznámení o příchodu vaší společnosti na mapu komunity na charitativní organizaci s žádostí o finanční a věcnou podporu od dárců a dobrovolníků.
Zajistěte své nejvýkonnější výkonné pracovníky společnosti, stejně jako někoho, kdo je seznámen s marketingovými koncepty, nebo zaměstnance odpovědného za uvedení organizace na trh, aby vytvořil úvodní dopis. Výkonný nebo zakladatel společnosti společnosti může poskytnout přehled o účelu společnosti a proč byl založen a váš marketingový guru může osvětlit, jak oslovit zákaznickou základnu společnosti.
Hlasujte o nejlepším formátu pro úvodní dopis. Pokud má vaše organizace silnou síť sociálních médií, stejně jako zákaznickou základnu, která preferuje tradiční komunikaci, připravte dvě verze svého úvodního dopisu. Vytvořte jednu zprávu, která jde virové a další, která je vhodnější pro šíření v tištěné podobě.
Vytvořte svůj první odstavec s publikem v mysli. Odvolání filantropům s otvorem jako "Každoročně ABC Foundation pomáhá tisíckám vysídlených žen rekonstruovat svůj život." Budoucí majitelé podniků však ocení podnikatelský sklon z úvodu, který vysvětluje pokorné začátky organizace, jako například: "Společnost XYZ Corporation začala v garáži Steve Wilsona jako hobby dvě desetiletí dříve, než si průměrný Američan mohl dovolit domácí počítač." Použijte zbytek prvního odstavce k popisu původu nebo nadace vaší organizace.
Připravte druhý odstavec svého úvodního dopisu, abyste vysvětlili, co dělá vaše společnost nebo organizace - pokud trénujete nezaměstnané či nezaměstnané pracovníky, popište typy školení, které vám poskytneme. Stejně tak, pokud prodáváte produkty na světových trzích, popište mnoho zemí, které vaše společnost ovlivňuje distribucí svých výrobků zákazníkům po celém světě.
Vytvořte obrázek struktury vaší organizace ve třetím odstavci. Nepoužívejte jednoduše odkaz na organizační schéma - váš úvodní dopis by neměl mít přílohy. Popište výkonný vedoucí tým a jak se každý člen týmu podílí na rozvoji strategie společnosti. Řekněte svým čtenářům o odděleních funkcí společnosti a o tom, jak interagují oddělení. Potvrďte svůj lidský kapitál; vysvětlete, jak vaše kvalifikace a odborné znalosti zaměstnanců a jak přispívají k úspěchu organizace. "Zaměstnanci společnosti XYZ Corporation mají 75 let zkušeností v oblasti počítačových sítí a vývoje softwaru" je příkladem uznání odborných znalostí vašich zaměstnanců.
Začněte svůj dopis ve čtvrtém odstavci a zopakujte účel svého úvodu. Pokud jste v podnikové komunitě noví, zvete zákazníky a dokonce i jiné firmy, aby se zastavily u vašeho obchodu nebo navštívily vaše webové stránky. K úvodnímu dopisu, který požaduje darování, zopakujte účel vaší organizace, její minulé úspěchy a požádejte o dary. Zapojte své čtenáře, abyste se dozvěděli více o vaší společnosti a organizaci.
Připravte podpisový řádek pro vedoucího pracovníka společnosti nebo jejího nejvyššího vedení. Je-li to možné, připravte si kopie dopisu pro individuální a originální podpisy - dodávají vám teplo, osobní dotek obchodní komunikaci.
