Správa záznamů je nezbytnou funkcí firem, neziskových organizací, vládních agentur, sociálních agentur, lékařských, obchodních, finančních, školských, vysokých škol a univerzit a všech ostatních typů subjektů, které generují informace, které je třeba udržovat po určitou dobu. Jednotlivé domácnosti potřebují také správné vedení záznamů. Správa záznamů je dále systematickým, organizovaným, plánovaným a řízeným procesem správy nebo sledování životního cyklu záznamů. Záznam může být hmotný papír, nebo může být v digitální nebo elektronické podobě. Záznamy mohou být uchovávány na finančních, lékařských, informačních, formálních dokumentech, kancelářských dokladech, mzdových listinách, vládních formulářích a e-mailech mezi stovkami dalších typů záznamů. Správa záznamů se zabývá třemi fázemi životního cyklu záznamů: vytvoření nebo příjem záznamu; uchovávání, bezpečné ukládání, vyhledávání nebo obecné použití záznamu; odstranění záznamu.
Tvorba záznamů
Vytvoření nebo příjem záznamů je to, co vytváří požadavek na správu záznamů. Ať už je to žádost o zaměstnání, faktura nebo zprávu o kontrole zásob, po vytvoření záznamu musí být použity všechny ostatní operace nebo řídící funkce pro tento záznam. Jednou funkcí procesu správy záznamů je určení toku záznamu po jeho vytvoření nebo přijetí. Kdo má nahlédnout do záznamu? Kam zaznamenává záznam poté, co si všichni nahlíželi nebo se na záznam podíleli (například zapisování platby na účet)? Kdo je zodpovědný za zajištění bezpečného uložení záznamu? Všechny tyto otázky vyžadují dobře sdělované odpovědi.
Zachování záznamů
Zachování záznamu zahrnuje vývoj operací pro uložení záznamu. Při ukládání záznamů je třeba učinit řadu úvah, včetně zpřístupnění záznamu pro vyhledávání těm, kteří potřebují odkazovat na informace nebo mají přístup k osobní povaze záznamu. Druhou stranou zpřístupnění záznamu je označení toho, kdo nemůže mít přístup k záznamu. Když je záznam mimo jeho úložiště, je důležité, aby vedení dobrých záznamů mělo zavedený systém, který by určil, kdo má záznam, kde má záznam a kdy hodlá vrátit záznam. Zajištění řádného navrácení záznamu je také důležitou součástí systému správy záznamů. Bezpečné ukládání záznamů může zahrnovat ukládání digitálních kopií každého záznamu mimo areál v jiné kanceláři nebo v trezoru v bance. Záznamy by měly být uloženy na suchém, chladném místě, aby nedošlo k poškození papíru nebo elektronických kopií. Archivační procesy jsou součástí fáze údržby správy záznamů. Určení, kdy je záznam vhodný pro archivaci, je součástí správy záznamů. Volba místa archivace záznamů a délka archivace záznamů jsou součástí této funkce. Některé záznamy, jako například historické záznamy, mohou být uchovávány po celý život, a někdy mimo společnost. U měst, států a obcí mohou být historické záznamy uloženy na dobu neurčitou.
Likvidace záznamů
Likvidace záznamů ve správném časovém rámci je kritická. Zlikvidování většiny záznamů by mělo být ukončeno skartací. Údaje o likvidaci zahrnují určení, jak dlouho má být záznam uložen. Časový rámec pro vedení záznamů závisí na povaze záznamu. Některé uchovávání záznamů je dáno vládními předpisy, jako jsou daňové záznamy, některé bankami pro správu úvěrů a některé právní předpisy, jako jsou dokumenty o založení společnosti. Zahrnuje také stanovení způsobu likvidace záznamů, jako je například rozkrájení v rámci společnosti nebo nájem externí společnosti k likvidaci a rozvoj systému sledování likvidace. Uvedení záznamů o kategorii, kde byly odstraněny, o tom, jak byly zlikvidovány a kde mohou být přínosné pro dlouhodobou správu záznamů. Dále zavedení mechanismu pro odběr záznamů může pomoci zajistit, aby každý, kdo potřebuje vědět, ví, než budou všechny záznamy zničeny.
Další aspekty správy záznamů
Několik dalších možností pro správu záznamů zahrnuje dokumentování a komunikaci zásad a postupů spojených se správou všech záznamů, vývoj a implementace kontrolních mechanismů a postupů pro každou fázi správy záznamů a udržování systémů správy záznamů jednoduchých a snadno komunikovatelných a snadných spravovat.
Zdroje pro správu učebních záznamů
Existují stovky zdrojů, které se dají naučit efektivní správu záznamů. Technické školy, vysoké školy a univerzity, on-line školení a referenční knihy jsou hojné v místním knihkupectví nebo ve školním knihkupectví, které mohou pomoci při vytváření účinného a zákonného systému správy záznamů. Také vždy zkontrolujte místní, státní a federální předpisy týkající se konkrétních pravidel pro správu záznamů.
